議事録を作るのに余計な時間をかけないコツ

記事が気に入ったらシェアお願いします

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

最近、やれ「会議だ!」「総会だ!」。年度締めの前後3ヶ月はお呼びのかかる機会が多くなります。総会や会議には「議事録」というものが必須、ですが、この議事録を書くのが負担だという人が多いと聞きました。

偉そうに語れるほどの者でもないのですが、議事録を作る目的や書き方などについてわたしなりに工夫していることを書いていこうと思います。

スポンサーリンク

そもそも。議事録はなんのために作るのか

議事録・会議録とは会議の内容を記録するものです。

というのは表向きで「言った言わない」が無いように、言葉は悪いけれど「証拠」になるものとして議事録は作るものだとわたしは理解しています。

会議出席者・・・忘れないように。言った言わないがないように。決まった内容と持ち越した内容が分かるように。
会議に出席できなかった人・・・何が決まって何が決まっていないのか。共有。

議事録づくりには欠かせない?アジェンダを作ろう

アジェンダとは、会議を効率的に進めるためには準備しておいた方がいいもので、どんなことを話し合うのか、会議の目的を提示するもののことをいいます。

会議をする目的ってありますよね。何かに向けての意見出しというものもあれば、何かを決めなくてはならないというもの。

定期的に開催されるような会議なら必要ないかもしれませんが、わたしが参加する会議はほとんどが決めなくちゃいけないものがあって招集される、というものなので、事前に何を話し合い、何を決めるのかということが事前共有できていると、会議自体が効率的に進むと思います。

会議を主催する人が議題をあらかじめ共有してくれるといいのですが、たいがいは当日、会議の席についたときに議題が明確になります。

なので、議事録を担当すると分かっているときは、会議の主催者にあらかじめ会議の開催目的を教えてもらってアジェンダを作ってお渡しするようにしています。

会議のお役立ち情報 | TKP貸会議室ネット
「会議」に関する様々なお役立ち情報を掲載しています。ぜひ会議の際にお役立てください。高品質・格安な貸し会議室をお探しならTKP。

アジェンダに書きこんでいる内容

  • 会議の日時、場所、参加予定者
  • 会議で話す内容を順番を決めて書き出す
    決めるのか、意見出しか
  • 準備した別添資料名も記載しておく

そして、どんな資料を付けたかという別添資料の名称もアジェンダに追加することです。これ、大切です。

あとはこのアジェンダを書き換えればいいだけなので、議事録を新たに作る必要がなく、議事録づくりにかける時間を短縮できます。

議事録づくりを任された人の会議中の過ごし方

会議中のメモの取り方にもコツがある。

議事録を書くためのメモと会議内容をメモするのとでは要領が違います。自分用にメモを取るときとは違い、誰が何を喋っているのか流れをしっかりメモする必要があるのです。

そのときによくやってしまうのですが、喋っている内容を自身の判断で書き取らないのは後々流れを整理し議事録にしようとするときに時系列が分からなくなることがあります。

経験上、誰が何を喋ったのかを自身の判断でメモするかしないかを考える時間より、何も考えずに話の内容をひたすらメモしておくほうが議事録上の流れをまとめやすくなると思います。

会議後、アジェンダを議事録というタイトルに変え、メモした内容とアジェンダの内容を合わせながら「書き加えていく」ことで議事録づくりの時間を短縮できるのではないかと思います。

議事録もアジェンダもフォーマットが必須。

先ほども書きましたが、議事録もアジェンダもどういう情報が記載されていればいいのかというのは会社や団体によっては異なると思うので、まずは形をひとつ作ってしまってフィードバックを受けながらカスタマイズしていくのがいいかと思います。

わたしがよく使うたたき台はこんな感じです。

議事録フォーマットのたたき台
議事録フォーマットのたたき台

これはWordで作っています。箇条書きや段落番号を使って作成しています。これを保存しておき、上書きせずに別名保存します。ファイル名も「20170101(日付)_会議名議事録」というもので統一し、作成順で並ぶようにフォルダに保存しています。

議事録に余計な時間をかけないようにするのまとめ。

議事録というのは何度も作成していくことで慣れていくというか、最初は誰もがやったことない状態ですので、それは会議主催者や上司など多くの人にフィードバックをもらってアジェンダの定型となるものを作成しておいたほうが後々の作業効率が上がります。

それと、議事録には読みやすさは必要ですが、見た目はさほど気にする必要はありません。それよりも、できるだけ早く議事録を作り、会議参加者および会議に参加できなかった人にお渡しすることのほうが大切です。

決まったこと、決まらなかったこと、流れ、担当、期限。

これをより早く伝えることのほうが見た目よりも大事です。

それから、話が逸れちゃうかもしれませんが、会議を進行するにも技術が必要です。特に、意見出しの要素が強い会議なら、尚のことです。

ワークショップにはファシリテーターが必要です
ワークショップという言葉をFacebookなどのSNSや広報誌などでよく見かけるようになりましたね。でも、ワークショップという言葉が持つイメ...

以前に書いた議事録づくりの記事です。良かったら読んでみてくださいね。

はじめての議事録作成。事実だけを書く。それが議事録。
会議には立案する、会議する、議事録を作ると大きく分けて3つの流れがあります。わたしはフリーランスなので会社で行われる会議については想像するこ...

ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

まずはお気軽にご相談ください。相談する

この記事をお届けした
だぶるしーどの最新ニュース情報を、
いいねしてチェックしよう!
リンクユニット

記事が気に入ったらシェアお願いします

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローはこちら

スポンサーリンク