議事録を作るのに余計な時間をかけないコツ

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最近、やれ「会議だ!」「総会だ!」。年度締めの前後3ヶ月はお呼びのかかる機会が多くなります。総会や会議には「議事録」というものが必須。議事録を書くというのはその場のやり取りをすべて書き出せばいいというものではありません。

議事録を作る目的や書き方などについてわたしなりに工夫していることを書いていこうと思います。

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議事録はなんのために作るのか

議事録・会議録とは会議の内容を記録するものです。というのは表向きで「言った言わない」が無いように、言葉は悪いけれど「証拠」になるものとして議事録は作られます。

会議出席者・・・忘れないように。言った言わないがないように。決まった内容と持ち越した内容が分かるように。
会議に出席できなかった人・・・何が決まって何が決まっていないのか。共有。

議事録づくりに欠かせない「アジェンダ」

会議を効率よく行うためにも作っておいた方がいいのは「アジェンダ」です。アジェンダとは会議で使う資料のことで、会議で何を話し合うのか、また何を決めるのかというのを文書にまとめてあるものです。

このアジェンダがあるかないかで議事録づくりにかかる時間が大きく変わってしまいます。わたしは議事録づくりには時間はかかりませんが、アジェンダづくりには時間をかけています。このアジェンダづくりが議事録づくりの時間を短縮するために、わたしには必要な作業になります。

アジェンダに書きこんでいる内容

  • 会議の日時、場所、参加予定者
  • 会議で話す内容を順番を決めて書き出す
    決めるのか、意見出しか
  • 準備した別添資料名も記載しておく

そして、どんな資料を付けたかという別添資料の名称もアジェンダに追加することです。これ、大切です。

あとはこのアジェンダを書き換えればいいだけなので、議事録を新たに作る必要がなく、議事録づくりにかける時間を短縮できます。

議事録づくりを任された人の会議中の過ごし方

会議中のメモの取り方にもコツがある。

議事録を書くためのメモと会議内容をメモするのとでは要領が違います。自分用にメモを取るときとは違い、誰が何を喋っているのか流れをしっかりメモする必要があるのです。

そのときによくやってしまうのですが、喋っている内容を自身の判断で書き取らないのは後々流れを整理し議事録にしようとするときに時系列が分からなくなることがあります。

経験上、誰が何を喋ったのかを自身の判断でメモするかしないかを考える時間より、何も考えずに話の内容をひたすらメモしておくほうが議事録上の流れをまとめやすくなると思います。

会議後、アジェンダを議事録というタイトルに変え、メモした内容とアジェンダの内容を合わせながら「書き加えていく」ことで議事録づくりの時間を短縮できるのではないかと思います。

議事録もアジェンダもフォーマットが必須。

先ほども書きましたが、議事録もアジェンダもどういう情報が記載されていればいいのかというのは会社や団体によっては異なると思うので、まずは形をひとつ作ってしまってフィードバックを受けながらカスタマイズしていくのがいいかと思います。

わたしがよく使うたたき台はこんな感じです。

議事録フォーマットのたたき台
議事録フォーマットのたたき台

これはWordで作っています。箇条書きや段落番号を使って作成しています。これを保存しておき、上書きせずに別名保存します。ファイル名も「20170101(日付)_会議名議事録」というもので統一し、作成順で並ぶようにフォルダに保存しています。

議事録に余計な時間をかけないようにするのまとめ。

議事録というのは何度も作成していくことで慣れていくというか、最初は誰もがやったことない状態ですので、それは会議主催者や上司など多くの人にフィードバックをもらってアジェンダの定型となるものを作成しておいたほうが後々の作業効率が上がります。

それと、議事録には読みやすさは必要ですが、見た目はさほど気にする必要はありません。それよりも、できるだけ早く議事録を作り、会議参加者および会議に参加できなかった人にお渡しすることのほうが大切です。

決まったこと、決まらなかったこと、流れ、担当、期限。

これをより早く伝えることのほうが見た目よりも大事です。

それから、話が逸れちゃうかもしれませんが、会議を進行するにも技術が必要です。特に、意見出しの要素が強い会議なら、尚のことです。

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