DropBoxで誰かと共有しているファイルを削除しないようにしよう

今日のご相談

Dropboxを使ってファイル共有をしている人は多いと思います。

わたしは仕事柄、写真データのやり取りを頻繁に行います。DropBoxに代表されるオンラインストレージが登場する前まではメールに添付して送るか、大きなデータをネット上でやり取りできるサービス(宅ふぁいる便など)を使っていました。

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オンラインストレージサービスが登場したことで大きなデータのやり取りが楽になった

メールに添付するにしてもメールには容量制限があるので、大きな写真データを複数送るためにメールを何度も送らなければならず、とても手間がかかっていました。特に写真データの場合、ZIPファイルにしてもさほど容量を小さくすることはできませんので、それはもう面倒な作業でした。

クラウドサービスのひとつ、オンラインストレージサービスが提供され始めたことで、大きなデータのやり取りは手軽なものになりました。フォルダごとに共有アカウントを追加すればいいので、Web系の仕事データのやり取りは本当に楽になりました。

DropBoxで共有していた写真データがごっそり消えた?!

そんなある日、上司のアカウントを共有アカウントに追加してあったフォルダにアップしていた業務に使用する写真データが忽然と姿を消しました。

前日の夜、確かに写真データはアップしたはず…。スマホで撮影した写真をDropBoxアプリでアップしたから同期がうまくいっていないのかと思い、PCブラウザからDropBoxにログインして共有フォルダを確認しましたが、共有フォルダは空っぽ…。

慌てて上司に電話で確認したところ、「何もしていませんよ、知りません」を繰り返します。

内心、(これは何かやったぞ…)と思い、あらゆる聞き方で聞き出そうとしましたが、知らぬ存ぜぬを繰り返します。これはダメだと電話を切り、落ち着いて考えてみることにしました。

そのとき、ピンときました。そうだ、履歴を確認すればいいんだ!

DropBoxは削除してしまったファイルを復元できる ※期間限定

DropBoxにPCブラウザからログインし、履歴を確認してみるとやっぱり…。やはり上司がファイルを削除していることが判明しました。

 

怒りを抑えつつ、削除したファイルを確認します。

DropBoxで削除したファイルを確認するには、画面左側のメニューから「ファイル」をクリック→「削除したファイル」をクリックすると一覧表示されます。

復元したいファイルを選択します。

下の図のような画面が表示されるので「復元」ボタンをクリックすると、元々あったフォルダにファイルが復元されます。

DropBoxで削除したファイルを復元できるのは、削除してから30日の間です。DropBoxの有料プラン「Dropbox Professional」にすれば削除してから120日間はファイルの復元が可能です。

DropBoxでファイルを共有するならファイル管理のルールを作っておこう

自分の中では常識だったのであえて徹底していなかったことが今回の原因だと反省しました。

共有しているファイルを制作あるいはアップロードした本人がファイルの移動や削除を行うのが常識で、ファイルをダウンロードすることはあってもまさか削除するとは思ってもみませんでした。

上司に事の顛末を一応報告しました。が、知らぬ存ぜぬを繰り返しています。

後で分かったことなのですが、上司のパソコンにはDropboxのアプリがインストールされていて、エクスプローラの左側に常にDropBoxがフォルダのように表示されていました。

ここからは想像なのですが、その数日前から「パソコンがいっぱいになってきて動作が遅くなってきた」と何度も言っていたので、もしかしたら、パソコンのデータを削除してパソコンの容量を増やし、動作を軽くしようとしたのではないかと。その際、DropBoxをパソコン内のフォルダと勘違いして、中身をごっそり削除してしまったんじゃないだろうか…。

ま、これはあくまでも想像なのでこれ以上詮索することはやめておきます。

ファイルをダウンロードしてもらうのは構わないけれど削除だけは絶対にしないでね!!

と上司とスタッフに念押ししたときの表情、あれは絶対に身に覚えがあるときの顔だ…。誰が削除したかネタはあがってるんだぞ!と言いたい気持ちをぐっと抑えて。

クラウドサービスってセキュリティ的にどうなの?

ところで、オンラインストレージを含むクラウドサービスを使うとき、セキュリティ面が気になりますよね。

有名な人たちのプライベート写真などが流出したと大騒ぎになったこともありますしね…。

確かにネット上で扱う情報というのを完全に守ることは不可能だと個人的には思っています。セキュリティ対策ソフトを使っていても、です。

クラウドサービスはアカウントとパスワードが分かればネットにさえつながっていれば利用できる

クラウドサービスはアカウントとパスワードさえ分かっていれば、パソコンからでもスマホやタブレットからでもサービスにログインすることができます。

それがクラウドサービスの特筆すべき利点であることは間違いないです。端末を選ばず、どこにいてもデータを確認することができるのですから、それはもうありがたいサービスです。

しかし、やはりネット上でデータや個人情報をやり取りするわけですから、完全に安心だとは言いにくいのも事実です。

FacebookなどのSNSも乗っ取られる時代です。絶対に安全なものはないのだろうと思います。

アカウントとパスワードを複数のサービスで使い回さない

ただ、自分の情報やデータを守るためにできることはあります。それはアカウントやパスワードを使い回さないことです。

ネット上のサービスを使えば使うほどアカウントやパスワードはどんどん増えていきます。それらをすべて覚えておくのは自信がないからと同じアカウントとパスワードの組み合わせを使い回すことほど危険なことはありません。

どこかのサービスでアカウントやパスワードが盗まれたとしたら、盗んだ相手はそのアカウントとパスワードであらゆるサービスにログインを試みます。

万が一、ログインできてしまえば個人情報もクレジットカードなどの番号も盗み取られてしまうし、大事な写真も盗まれてしまいます。

もちろんパソコンやスマホ、タブレットの中にあるデータもネットに接続している環境下では同じ危険に晒されているともいえるのではないでしょうか。

なので、クラウドサービスだから危険というのではなく、ネットに接続されている時点でセキュリティ対策は最低限、ログインアカウントやパスワードを使い回さないこと、セキュリティ対策ソフトをインストールし、常駐させておくことは必要だと思います。

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ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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