OneDriveやDropBoxなどのオンラインストレージでファイル共有。便利だけど注意が必要な点

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OneDriveやDropBox、Google Driveなど、オンラインストレージサービスを利用してファイル共有をされている人は多いと思います。わたしも仕事柄、写真データの受け渡しをよく行いますが、オンラインストレージサービスが登場する前は、宅ふぁいる便をよく使っていました。

最近は、お客さまもオンラインストレージサービスを利用しておられることもあり、写真データの受け渡しなどはもっぱらオンラインストレージサービスを利用するようになりました。

ところが、このオンラインストレージサービス。便利なんですが、ちょっと使い方を間違えるとデータが消失してしまうことがあります。先日もこんなことがありました。

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DropBoxの共有フォルダのファイル削除は慎重に…

DropBoxの共有フォルダにあった写真がすべて消えた?!

相手はお客さまではなく上司です。上司とのデータのやり取り(主に写真)はオンラインストレージサービスのひとつ、DropBoxに共有フォルダーを作成し、行っていました。

いつものようにDropBoxにログインし、共有フォルダーを確認したところ、写真データがすべて削除されていることに気付きました。

DropBoxの共有フォルダ―には管理権限を設定していた

実はこのDropBoxの共有フォルダ―には、上司とわたし以外にもスタッフもアクセス可能な状態になっていましたが、スタッフはアクセスのみ可能な状態、つまり操作制限をかけていました。

つまり、DropBoxの共有フォルダ―にあるデータを削除できるのは上司とわたしだけ。

DropBoxで共有フォルダの権限を設定するには、共有したいメンバーを追加後、編集可能または閲覧可能の権限を設定してください。
参考 共有フォルダの権限を管理する|DropBox

念のため、上司に電話し、データを削除したか確認してみたところ、何もしていないの一点張り。これ以上話してもどうしようもないと電話を切り、DropBoxの共有フォルダ―のデータを復元することはできないかといろいろやってみたところ、DropBoxは履歴確認ができることを思い出したのです。

DropBoxの利用履歴を確認するには

普段、DropBoxはWindows10のアプリを使ってログインしていたのですが、アプリからは履歴の確認ができないのでブラウザからDropBoxにログインします。

DropBoxにログインし、「ホーム」を見ると「最近」という欄に近々の利用状況が分かるようになっています。そこにありました…、上司のアカウント名とファイルを削除しましたという文言が…。

やっぱり削除してたじゃないですか…とため息ひとつ。画面左側にある「削除したファイル」をクリックすると

ありました…、共有フォルダ―にあったはずの写真がすべて。

DropBoxはファイルを削除しても30日以内であれば元の場所に復元できます。
※DropBox Professional(有料プラン)のアカウントでは、180日以内であれば復元可能です。

DropBoxで削除したファイルを復元するには ※30日以内なら復元できる

DropBoxから30日以内に削除したファイルを復元するには、削除したファイル名をクリック

→「復元」ボタンをクリックすると、削除される前にあったフォルダーに復元することができます。

共有フォルダ―に置いたからといって元データは削除しない

今回の騒ぎ、共有フォルダ―にあったデータがすべて消えていたことに、削除してから30日以内に気づくことができたので無事復元することができましたが、もし気付かなったら…と思うとぞっとします。というのも、上司はパソコン内にデータを置くのが嫌な人で、ファイルを共有フォルダ―にアップすると元ファイルは削除してしまうんです。つまり、共有フォルダ―にしかその写真が存在しない状態になるんです。

そういう性格だと知っていたので、DropBoxはブラウザからしかログインできないように上司のパソコンに設定してあったのですが、この騒ぎから少し経った頃、何らかの理由をつけて上司のパソコンを確認したら、自分でDropBoxのアプリを使えるようにしていたことが分かりました。

DropBoxのアプリを使えるようにすると、パソコンのエクスプローラーに「DropBox」のフォルダーが見えるようになるんですが、それを自分のパソコン内のフォルダ―と勘違いして、データを削除してしまったんではないかと…。

いつもなら、それを見越して内緒でデータを別の場所にコピーするようにしていたのですが、コピーしておくのを忘れてしまった…。気付いたのが削除されてから30日以内だったのが幸いでした。

本来なら上司に釘を刺せばいいのですが、機嫌を損ねるとあとあとややこしいことになるので、スタッフにもファイルのアップロードはOKだけど、ファイルを削除しないように。削除してしまったらすぐに知らせるようにと伝えました。

オンラインストレージの共有フォルダ―でデータ共有するときの注意点

オンラインストレージサービスを使えば、パソコンからだけじゃなくスマホやタブレットからでもファイルをアップロードしたり、アップロードしたファイルを確認できるので便利です。

オンラインストレージでフォルダーを作成し、メンバーを追加することでデータの共有ができるようになります。ただし、共有フォルダ―から削除したファイルはサービスによっては復元可能な期限が異なり、期限を過ぎてしまったファイルは復元することができません。ですので、フォルダーを共有するメンバーにはそれぞれ管理権限を設定し、運用ルールも設定しておくこと、元ファイルは別に残しておくことをお勧めします。

運用ルールとは、一定期間を過ぎたデータを別の場所に移動またはコピーしてバックアップを取っておく、ファイルを削除する管理者を設定しておく…などです。