見積書や請求書・納品書。まだExcelで作っていますか?わたしはMisocaを使っています

個人事業主と言えば(言わなくてもか)、お見積もりや請求、納品などいろいろなシーンで書類を作る必要があります。以前は、取引先が少なかったので、Excelで作成した見積書や請求書、納品書を使っていましたが、ありがたいことに取引先が少しずつ増えてきたので見積書や請求書、納品書を作成するのも一仕事になってきました。

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Misocaを使うまではExcelで作っていたお見積もりや納品書、請求書

ちなみにExcelで作成したのはこんな感じのものです。

味も素っ気もないですね…。見積書も納品書も同じような感じです。

ただ、わたしの場合、ウェブサイト制作もやっているので、OS違いのパソコンが3台ありまして、ファイルの共有をしてどのパソコンからも請求書などにアクセスできるようにはしていましたが、これが少し手間がかかる。

そこで、クラウド型の見積書や請求書、納品書を作成できるサービスを使ってみることにしました。これ、意外と便利です。

請求書・見積書・納品書管理サービスMisocaを使ってみた

2017年に会計ソフトで有名な弥生さんと合併?したクラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca(みそか)。合併する前から利用していたわたしとしては少し不満なところがありまして。

それはログイン方法が変わってしまったこと!

弥生IDなるものを取得しないとログインができなくなったのです。といってもそれ以前に弥生製品を使っていたので新しくIDを取得する必要はなかったのですが…。とはいっても、弥生IDと既存のMisocaの登録情報を連携させる必要がありました。

Misocaの登録料・利用料は

Misocaの登録自体は無料です。

利用料金は4つありますが(料金プラン)、月に5件以上請求案件があるわけではないし(これは個人事業としてどうなのかと思いますが)、郵送もしないので無料プランのまま継続しています。

一番お安いプラン(プラン15)だと、作成できる請求書の数は月に15通。16通を超えた場合(1000通以下)は16通目から70円/通で送付できるみたいですね。年に8,640円(税込)か。月にすると720円。9通以上請求書を発行するならお得なわけですね。(早く5件以上請求書を出せるようにならないとね←心の声)

Misocaで請求書を作る前にやっておくこと

Misocaに自社情報を登録

登録が完了し、ログインするとまず自社情報を入力する必要があります。登録しておくのは、基本情報(請求元として請求書に反映される)と、課税に対する設定と振込口座情報、請求書やその他の文書に書き込みたいもの(備考)です。

ただし、既存の文書には変更内容は同期されません。保存以降に作成した各文書に反映されるので初めにこのあたりの設定をしっかりしておくとよいと思います。

次に、請求書テンプレート(9種類)を選択し、保存すればOKです。

Misocaに取引先を登録する

文書を作成するたびに相手先を入力するというのも手ですが、取引先情報を入力しておくとそこから各文書を作成できるので手間が省けます。取引先情報はCSV形式でなら一括登録が可能です。

一括登録の画面から一括登録に必要な項目が設定されたテンプレートをダウンロードし、データを入力、CSV形式で保存しアップロードすることで一括で登録することも可能です。

また新規に文書を作成した後でも枠内をクリックすれば取引先が表示され、クリックすれば反映されます。

Misocaは見積書から請求書、納品書を作成できる

ホームページ制作のお仕事をお受けすると必ず見積書を作成しますが、作成した見積書を元に納品書や請求書が作成できる、この機能が一番便利だなとおもうところです。Excelだとシートコピーするか、セル参照を使ってデータを読み込むといった手間がかかりますが、Misocaでは見積書の編集画面で「同じ内容で請求書を作成する」を選択すればあっという間に請求書が出来上がります。

Misocaで作成した見積書や請求書、納品書はいろいろな形で出力できる

各文書はそのまま印刷することもできますし、PDF形式にして保存することもできます。わたしはまだ印刷して封筒に入れて郵送、という流れですが、有料になるけどこの印刷して封入して投函まで請け負ってくれるというサービスもあるようです。もう少しお仕事が増えたら使ってみたい機能です。PDF形式で保存できるのでメール添付で送信…なんてこともできますね。

郵送されるのはこんな感じだそうです(まだ送ったことがない)。

どのような請求書が郵送されますか?| Misoca サポート情報
どのような請求書が郵送されますか?

Misocaを使って良かったこと。ここがもっと…なとこ。

まず一番ありがたい機能は先ほども書いた通り、見積書から請求書や納品書をクリックだけで作成できるところです。Excelでもできない作業ではないですが、なかなか面倒な作業だと思っていたので、これをこの操作だけで完成させることができるのはもう有難さしかありません。

またMisocaにはテンプレートが9種類あるので、見た目よく作ることができます。これまたExcelでできないことではないですが、やっぱり見た目がいいのはありがたいです。

それと仕事柄、ブラウザやOSに左右される仕事をしているので、複数のパソコンを使う必要があるのですが、どのパソコンからでも弥生IDとパスワードが分かっていればどのパソコンからでも文書を作成できる。これは手間が大きく削減できるのでありがたい機能です。

ただ、難をいえばこれはわたしの仕事柄でもあると思うのですが、細かい工程を単価とともに登録ができてそれが呼び出せる機能があるといいなと思ったところです。

追記:2017年11月現在、請求書に登録する際、その項目を登録できる機能が付いたみたいです。

まだ使い始めて半年ほどですが、請求書づくりに時間を割く比率が下がったことで本業に精が出せるというのはありがたい話です。


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