先日、PowerPointで作ったファイルを別のパソコンで開いたとき、使っていたフォントではないフォントで開いて驚いた、という話になりました。
【PowerPoint】スライドに使っていたフォントが「代替フォント」で開いてしまうのはなぜ？
作成したパソコンにインストールされているフォントが、他のパソコンにインストールされていないため、代替フォントに置き換わるから
PowerPointに限らず、自分が使ったフォントではないフォント、「代替フォント」で開いてしまうことがあります。
パソコンにインストールされているフォントというのは、パソコンごとに異なります。
自分のパソコンにはインストールされているフォントでも、他のパソコンにはインストールされていないフォントだと、そのパソコンにインストールされているフォント（だいたいは初期値のフォント）で開くことになります。
誰かとファイルを共有する場合や別のパソコンで開く可能性がある場合は、どちらのパソコンにもインストールされているフォントで作成する必要があります。
とはいえ、いちいち、どちらのパソコンにもインストールされているフォントかどうかを確認するのは面倒だとなると、WindowsまたはMacのパソコンには必ずインストールされているフォントを使用することになるのですが、思うようなイメージで作成することに制限が出てしまいます。
PowerPointで作成したファイルを他のパソコンで開いたり編集したりするなら、フォントを埋め込んで保存しよう
PowerPointには、使っているフォント自体をどのパソコンでも再現できるよう、ファイルを保存する際、使っているフォントをファイルに埋め込んで保存することができるようになっています。
PowerPointで、フォントを埋め込んで保存するには、そのファイルで使用しているフォントだけを埋め込んで保存する方法と、ファイルを作成したパソコンにインストールされているすべてのフォントを埋め込んで保存する方法があります。
PowerPointで作成したファイルを、作成したパソコン以外で開くだけなら前者の「使用しているフォントだけを埋め込んで保存」、作成したパソコン以外で編集する可能性がある場合は、後者の「すべてのフォントを埋め込んで保存」を行いましょう。
PowerPointでフォントを埋め込んで保存する方法
PowerPointでフォントを埋め込んで保存するには、「ファイル」をクリック→「その他」をクリック→「オプション」をクリックし、PowerPointのオプション画面を開きます。
画面左側にある「保存」をクリックし、「次のプレゼンテーションを共有するときに再現性を保つ」の項目にある「ファイルにフォントを埋め込む」のチェックを入れ、ファイルを開くだけなら「使用されている文字だけを埋め込む」、ファイルを編集する可能性があるなら「すべての文字を埋め込む」をクリックし、OKボタンをクリックします。
あとは、いつも通りに保存するだけで、フォントを埋め込んでファイルを保存することができます。
PowerPointでフォントを埋め込んで保存する時の注意点
PowerPointでフォントを埋め込んで保存すると、ファイルの容量がとても大きくなります。
試しに、ファイルを埋め込まずに保存したファイルのサイズを確認すると9.28MBだったものは、使用しているフォントだけを埋め込むと12.5MB、すべてのフォントを埋め込むと31.4MBとなりました。
これは、そのファイルを作成しているパソコンにどれだけのフォントがインストールされているかによって容量は変わるのですが、約3倍になりましたね…。
PowerPointで作成したファイルを他のパソコンで開いたり編集したりするならフォントを埋め込んでおこう、のまとめ
PowerPointに限らず、自分のパソコンにインストールされているフォントが、他のパソコンにもインストールされているとは限らないので、他のパソコンで開いたり編集したりする可能性があるなら、念のため、フォントを埋め込んで保存するようにしておきましょう。
ただし、フォントを埋め込んだファイルというのはファイルの容量が大きくなりますので、開いたり編集したりするときに動作が重くなることがあるかもしれないことを覚えておきましょう。