Web担当者が退職。退職する前に確認しておきたいこと

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ホームページ制作
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ホームぺージやブログ、SNSなどで自社の情報を発信している会社が増えましたが、ホームページやブログ、SNSなどWeb関係を担当していた社員が退職するとなったとき、どういう対応が必要なのかが分からないと問い合わせいただくことがあります。

Web関係を担当していた人がマニュアル化してくれていれば大助かり!なのですが、意外と存在しないことのほうが多いようです(たまたま関わらせていただいたところがそうだった可能性もある)。

そこで、ホームページやブログ、SNSなどで情報を発信している会社で、Web関係を担当していた社員が退職または異動するとなったとき、担当者が退職・異動する前に確認しておいてほしいことをまとめてみました。

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Web担当者が退職すると分かったら、確認しておきたいこと

ホームページの運用管理・更新作業はどうしているか

ホームページは外注しているから大丈夫と思っている経営者は意外と多い(外注費は高額になることがあるので認知されていることが多い)ですが、外注したのは立ち上げ時のみで、更新作業はWeb担当者が行っている場合もあります。

ホームページはどうやって作成している?
  • 外注先がCMSで作成orHTMLで作成
  • 自社(Web担当者)がCMSで作成orHTMLで作成orホームページ作成サービスで作成
ホームページの更新はどうしてる?
  • 外注先に都度依頼orメンテナンス料などの名目で管理を委託
  • 自社(Web担当者) CMSで更新orHTMLで更新

ホームぺージを公開するには、ホームページを公開するためにサーバーを借りたりドメインを取得したりする必要がありますが、サーバーやドメインの管理を外注先にお願いしている場合もあれば、自社(Web担当者)が管理している場合もあります。

サーバーやドメインの管理は誰がしている?支払はどうしている?
  • 外注先 支払いは都度払い?年額で支払っている?
  • 自社 どこにどうやって支払っている?

Web関連はとにかくアカウントやパスワードがたくさんあります。ホームページの運用や更新にもアカウントやパスワードがあることが多いです。

ホームぺージ運用・更新におけるアカウントやパスワードはどう管理している?
  • 外注先と共有(セキュリティ上、パスワードだけは自社で変更していることもある)
  • 自社(Web担当者)で管理

ホームページは作りっぱなしで放置したままにしておくのはよくありません。ユーザーがホームページを閲覧したときに掲載している情報が古いと(更新されてない…)と検索結果に戻ってしまいます。これは機会損失だけではなく、信頼性にも影響を及ぼすことも考えられます。

特に、ホームページ関係をWeb担当者ひとりに一任していたとなればホームページは更新されなくなるので、後任者に必ず更新作業を引き継ぐように伝えましょう。

ブログの運用管理・更新作業はどうしていたか

自社のホームページとは別にWebサービスを利用してブログを開設されている会社もあります。

自社のホームページ内にブログが設置されている場合もありますが、それとは別にWebサービスを利用してホームページとは別にブログを開設しているということもあります。

ブログを開設している
  • 自社のホームページ内に設置
  • 自社のホームページとは別にWebサービスを使っている

ブログは、Webに関して知識がなくてもツールやサービスを利用すれば開設できます。

ツールやサービスを利用してブログを開設しているなら、それらを利用するためのアカウントやパスワードを確認しておきましょう。

Googleマイビジネスを利用しているなら

Googleマイビジネスに登録されているなら、ユーザーが誰になっているかも確認しましょう。

Googleのサービスなので利用するにはGoogleアカウントが必要なのですが、このGoogleアカウントが個人のものだったりします。

Googleマイビジネスを利用するために会社用のGoogleアカウントを取得しているか、会社用ではなく個人のGoogleアカウントを使用しているなら、会社用のGoogleアカウントを作成し、個人のGoogleアカウントはユーザーから削除しておきましょう。

SNSの運用管理・更新作業はどうしていたか

自社の情報をSNSで発信しているなら、それらのアカウント・パスワードは必ず確認しておきましょう。会社で利用することが多いSNSはFacebook(Facebookページ)、Twitter、Instagramです。

これらのSNSで会社用のアカウントを会社の電話番号やメールアドレスで作成していればいいのですが、たまに個人利用しているメールアドレスや携帯電話番号で会社用のアカウントを作成している場合があります。

SNS関連で確認したいこと
  • SNSに登録している情報は誰のもの?
  • SNSに登録しているメールアドレス・電話番号・パスワードは?
    ※会社のものではなく個人ではないかを確認
  • SNSアカウントを共有しているか
    ※SNSは複数の人で1つのアカウントを共有できる

Facebookページの管理者がWeb担当者だけだったら

Facebookページの管理者です。退職されるWeb担当者が管理者として一人だけ設定されていることが多いんです。

Web担当者が退職される前に別の人を管理者として追加し、現Web担当者をFacebookページのユーザーから外しておく必要があります。

Instagramのアカウントを共有し、現Web担当者はアカウントからログオフしてもらう

Instagramは、ユーザーIDか電話番号かメールアドレスでアカウントを作成することができるのですが、アカウントとパスワードを現Web担当者以外の人に伝え、その人がInstagramアプリにログインできたのを確認してから、現Web担当者はログオフしてもらうようにしましょう。

決して「アカウント削除」は選択しないでください。現Web担当者はInstagramアプリで会社のアカウントからログオフ(ログイン情報は記憶させない)しましょう。

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Web担当者が退職した時点でやること

パスワードを変更する ※必要であれば登録情報も変更する

Web担当者が退職する前に確認したものの中に、たくさんのアカウントやパスワード、メールアドレスや電話番号など大事な情報がありました。

再ログインが必要になってしまいますが、パスワードは変更されることをお勧めします。

Web関連とは少し離れてしまいますが、ネットショッピングやWebサービスを利用している場合は、それらのパスワードも変更することもお勧めしています。

そしてこれを機に、個人が利用する端末、メールアドレス、電話番号などは社内で共有できるものに変更されることもお勧めします。

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