Word2016でPDF保存。モノクロに変換して保存することはできるのか?

仕事術
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ある会社の方から

Wordでソフトの操作マニュアルを作った(カラーで)んだけど、うちの会社、モノクロでしか印刷できなくて。印刷すると色がつぶれたみたいになって見づらいんだよね。マニュアルだからキャプチャが多いんだけどひとつずつ画像の色を変えていかないとあかんかな?

と相談されました。モノクロ印刷に対応しているプリンタがあればそのままでも大丈夫なんじゃないかと思ったのですが、色が強過ぎて見づらいとのこと。

この方がマニュアル作成に使用されているのはWord2016。PDFに変換する前に挿入している画像をひとつずつモノクロ画像に変換していけばいいのですが、画像すべてとなると確かに手間がかかりますね。

AdobeのAcrobat DCというソフトがあればPDFの色情報を変換してモノクロ印刷に対応できるようにできるのですが、このソフトが会社にないとのこと。

Wordで作成したファイルをモノクロ(白黒)印刷できるようにする

Wordの「印刷」から「Adobe PDF」を使うと白黒印刷の設定が可能

Wordで「Adobe PDFとして保存」を選択してPDFファイルに変換保存する流れで、保存場所の確認画面にある「オプション」にはモノクロ印刷できるような設定画面が見つかりませんでした。

他にないかなと探したところ、印刷にあるプリンターの選択画面で「Adobe PDF」というのを見つけました。

これかなと「Adobe PDF」を選択し、

「プリンタのプロパティ」をクリックしてみます。

Adobe PDFのドキュメントのプロパティ画面にはいくつかのタブがありました。「用紙/品質」タブをクリックしてみると色の選択ができるようになっています。

通常、Adobe PDFの設定では「カラー」が選択されているようで、これを「白黒」にし、OKボタンをクリックしてみました。

「印刷」ボタンをクリックします。

「Adobe PDF」は実際に用紙に印刷するのではなくて任意の場所にPDFファイルとして出力(保存)することができるものです。

プリンタの種類を「Adobe PDF」に変更して上の操作を行うと、無事モノクロ(グレースケール)PDF保存することができました。

Word2016で作成したファイルをAdobe PDFでモノクロに変換しても吹き出しなどの図形はモノクロに変換されないことが判明…

デスクトップに書き出したPDFファイルを確認すると、驚いたことにキャプチャ画像はすべてモノクロ画像に変換されていたのですが、Wordの図形(吹き出しや矢印など)は元の色のまま、だったのです。

Adobe PDFで白黒出力してみた図。画像はモノクロになっているが、Wordの図形で挿入した矢印は青色のまま

ということは、Adobe PDFでモノクロで書き出す前、ファイルを作っているときからWordの挿入から行う図形を入れるときにはすべての色を黒もしくはグレーにしておけば、Acrobat DCがインストールされていなくてもモノクロPDFを出力できるということになります。

この方法を使えば、文書内に配置されたカラー画像をすべてモノクロにすることができるので、画像ひとつずつ色を変えなくてもよくなります。

Word2016でPDF保存。モノクロに変換して保存することはできるのか?のまとめ

今回使用したのはWindows10の環境でWord2016を使用しましたが、すべての環境でこの操作が可能かは検証していません。ですが、出力するPDFファイルをモノクロにしたいというのであれば一度確認してもらうといいかもしれません。

マニュアルを作ってという依頼はよくありますが、今回のようにPDFファイルをモノクロにしてという依頼はなかなかありません。おかげでひとつ知識が増えました。

カラーで作成したファイルであってもプリンタの設定次第でモノクロとして印刷することはもちろんできますが、なるほどこうすれば白黒印刷の設定を忘れても大丈夫そうですね。

Adobe Acrobat DCがあれば、PDFとして出力後にモノクロPDFに変換することができます。

Wordで作成したファイルをPDF保存した後、Acrobat Proを使ってモノクロ変換
Wordで授業用のテキストを作っていた時のこと。印刷時にモノクロ印刷にすればいいのは分かっているけれど、ファイル自体をモノクロに変換することはできないかと調べてみるとAcrobat Proがあればモノクロに変換することができると分かりました。
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