Wordでソフトの操作画面をキャプチャした操作マニュアルを作成しPDFに書き出したという方から、
Wordで作ったマニュアルなんだけど、モノクロ印刷すればいいっていうだけなんだろうけど、PDFをモノクロで書き出すことってできないかな？
とお問い合わせいただきました。
おっしゃるとおり、印刷するときにモノクロ（白黒）印刷すればいいのではないかと思ったのですが、そもそものファイル（PDF）をモノクロ（白黒）で書き出すことができれば…というお話。
AdobeのAcrobat（無料のAcrobat Readerではない）があればPDFをモノクロに変換することはできるんですが、それはお持ちではないとのこと。
この記事では、Word上でモノクロ（白黒）でPDFを書き出す方法について書いていきます。
WordでPDFをモノクロ（白黒）でエクスポートすることはできるのか
「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」では色情報を設定することができなかった
Wordで作成したファイルをPDFで書き出す（エクスポート）には、「ファイル」をクリック→「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」→「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
モノクロに変換するような設定があるかを確認するため、PDFまたはXPS形式で発行画面が開いたら右下にある「オプション」をクリックしてみました。
「PDF/XPSドキュメントの作成」のオプション画面を見てみましたが、色情報を変更できそうな設定項目は見つかりませんでした。
プリンタを「Adobe PDF」に変更すればモノクロ（白黒）で書き出せる
何か方法はないかと画面を見ていたところ、印刷の画面にあるプリンタを変更するところに「Adobe PDF」というのがあるのを見つけました。
プリンターが「Adobe PDF」に変わったのを確認し、下にある「プリンターのプロパティ」をクリックしてみます。
Adobe PDFのドキュメントプロパティ画面が開いたら、「用紙/品質」タブをクリック。色の中にある「白黒」をクリックしてOKボタンをクリックします。
元の画面に戻ったら「印刷」ボタンをクリックします。
これで任意の場所にモノクロ（白黒）でPDFを書き出すことができました。
Word文書内に図形（吹き出しや矢印など）が入っているとそれらは元の色のまま、モノクロにはなりません。
Adobe PDFでモノクロ（白黒）で書き出す前にWordの図形で挿入した吹き出しや矢印などは黒もしくはグレーに色を変えておかないとカラーのまま書き出されてしまうようです。
今回使用したのはWindows10の環境でWord2016を使用しましたが、すべての環境でこの操作が可能かは検証していません。ですが、出力するPDFファイルをモノクロにしたいというのであれば一度確認してもらうといいかもしれません。
マニュアルを作ってという依頼はよくありますが、今回のようにPDFファイルをモノクロにしてという依頼はなかなかありません。おかげでひとつ知識が増えました。
カラーで作成したファイルであってもプリンタの設定次第でモノクロとして印刷することはもちろんできますが、なるほどこうすれば白黒印刷の設定を忘れても大丈夫そうですね。
Adobe Acrobat DCがあれば、PDFとして出力後にモノクロPDFに変換することができます。