Word2016でPDF保存。モノクロに変換して保存することはできるのか?

仕事術

ある会社からソフトの操作マニュアルを作成してくれないかと依頼されたのですが、その納品方法で困ったことが起きました。

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Word2016で作成したファイルをモノクロPDFとして保存する方法

Word2016にはPDFファイルとして保存する機能があるのにわざわざ依頼された理由

ご依頼の内容としては

  • 後から操作マニュアルの修正や追記ができるようにWord2016で作成してほしい(通常、マニュアルなどの冊子制作は AdobeのInDesignを使っています)
  • 作成した操作マニュアルをPDFでも納品してほしい

ん?Word2016ならPDFファイルとして保存できるはず。なのに、なぜわざわざPDF納品を依頼された?と思ったのですが、とりあえず操作マニュアルをWord2016で作成しPDFファイルで保存してこれでいいかと確認依頼を送ったところ、PDFファイルを納品してほしいと言われた理由が分かったのです。

Word2016のAdobe PDFとして保存をそのまま使うとモノクロにはならない

それは、PDFファイル自体をモノクロにして納品してほしいという追加依頼でした。ここで(印刷時に白黒印刷にすればいいんじゃないか?)と思ったのですが、そうではなくファイル自体をモノクロにし、印刷設定不要にしてほしいということだったのです。

Acrobat ProがあればPDFファイルをモノクロにすることはできる

別の記事に書いたのですが、Adobe Acrobat Proがあればファイル自体をモノクロにすることができます。

Wordで作成したファイルをPDF保存した後、Acrobat Proを使ってモノクロ変換
Wordで授業用のテキストを作っていた時のこと。印刷時にモノクロ印刷にすればいいのは分かっているけれど、ファイル自体をモノクロに変換することはできないかと調べてみるとAcrobat Proがあればモノクロに変換することができると分かりました。

そうなんです、この依頼をした会社にはこのAdobe Acrobat Proがなかったのです。

そこで、上に紹介した方法を使ってファイル自体をモノクロに変換して納品したのですが、ここで好奇心がムクムク。

Word2016単体でモノクロのPDFとして保存することはできないのか。

ふと思い出したのが、Word2016の印刷の画面で設定できるプリンタ。「Adobe PDF」。

このAdobe PDFでモノクロのPDFがなんとか出力できないかな、と。

そこで、Word2016の印刷設定の中にあるプリンタを「Adobe PDF」に変更して「プリンタのプロパティ」の設定画面を見てみることにしました。

Adobe PDFのドキュメントのプロパティという画面の中にある用紙/品質タブをクリックすると、色という項目の中に「白黒」というのがありました。

Adobe PDFの「用紙/品質」の「白黒」を選択した後、「OK」ボタンをクリックすると元の画面に戻ります。「印刷」ボタンをクリックします。

ちなみに、この「Adobe PDF」は実際に印刷するわけでは無く、PDFファイルとして出力することになります。任意の保存場所を指定すればPDFファイルとして出力することができます。

出力が完成したので中身を見てみると…。あー、だから依頼されたのかと、今回の依頼の意味がようやく理解できたのです。その理由はというと…

Word2016で使った図形はモノクロにはならない

今回、サンプルとして使ったのは自分が教室で使っているパソコン講習用のテキストです。確かに、写真や操作画面をキャプチャした画像はモノクロ(グレースケール)にはなっていましたが、Word2016の「挿入」で使った図形(四角や丸、矢印など)はモノクロにはなっていなかったのです。

つまり、画像はモノクロに変換されるけれど図形は使った色がすべてそのままPDFファイルとして出力されてしまうということだったのです。

Word2016だけでPDFファイルをモノクロにするなら図形の色を白黒もしくはグレーに

Word2016だけでモノクロPDFとして出力させたいのであれば、ファイル内に使う画像はすべて白・黒、もしくはグレーにしておき、プリンタの設定を「Acrobat PDF」にし、プリンタのプロパティの「用紙/品質」を「白黒」にして出力(印刷)すればいい、ということなんですね。

今回使用したのはWindows10の環境でWord2016を使用しましたが、すべての環境でこの操作が可能かは検証していません。ですが、出力するPDFファイルをモノクロにしたいというのであれば一度確認してもらうといいかもしれません。

マニュアルを作ってという依頼はよくありますが、今回のようにPDFファイルをモノクロにしてという依頼はなかなかありません。おかげでひとつ知識が増えました。

カラーで作成したファイルであってもプリンタの設定次第でモノクロとして印刷することはもちろんできますが、なるほどこうすれば白黒印刷の設定を忘れても大丈夫そうですね。

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ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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