Googleカレンダーの初歩講習をすることになりました

ある団体の代表の方から、Googleカレンダーの使い方を教えてほしいとお話をいただきました。なるべく早く、ということだったので、9月半ばにという話になりました。

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なぜGoogleカレンダーの使い方を知りたいのか

お話を伺ったところ、団体間のスケジュール管理、とりわけ代表と副代表のスケジュールがお互いはもちろん、団体の皆さんにも周知できていなくて困ったことがあったそうで。

わたしが所属する団体もそうですが、活動する場に代表が必ずいるということが無い場合、「今日、代表はどこにいる?」というのが分からないと困ることがあります。

iPhoneに限らず、スマホのユーザーのなかには、アカウントにこのGoogleアカウントを使っている人がいらっしゃるのではないかということで、以前から「Googleカレンダーを使ってみてはどうか」というお話はさせていただいていました。

偶然、その方が参加したセミナーでGoogleカレンダーの話を耳にし、わたしの提案を思い出してくださったそうで、今回、講習をさせていただくことになりました。

Googleカレンダー、わたしの使い方

わたしが所属する団体は5年ほど前からGoogleカレンダーを団体のスケジュール共有に使用しています。

メンバー全員にGoogleアカウントを取得してもらい(別にGoogleアカウントを持っていなくても招待されるだけなら大丈夫)、わたしが作成した団体のGoogleカレンダーにメンバーを招待しています。

ちなみに、Googleカレンダーには権限設定ができます。

  1. 変更および共有の管理権限
  2. 予定の変更権限
  3. 閲覧権限
  4. 予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)

です。「1」の変更および共有の管理権限は、リーダーに設定します。予定の変更やカレンダーへの招待権限を持ちます。うちの場合は、理事長と理事であるわたしに権限を付けています。

つぎの「2」予定の変更権限ですが、これは、対外的なやり取りを行うメンバーがいればこの権限を付けますが、メンバーにはいないので、この権限を付けたメンバーはいません。

うちの団体のメンバーは「3」の閲覧権限(すべての予定の詳細)という権限を付けています。すべての予定の詳細というのは、予定の時間に何を行うのか、場所やメモなどが分かりますが、予定の変更や追記はできません。

そして最後の「4」予定の時間枠のみを表示(詳細は非表示)ですが、これは何かしらのスケジュールが入っていることは分かりますが、予定の中身は分からないようになっています。

この権限は、随時変更することが可能ですので、初めは、閲覧権限だけを付けて、団体内の役割に応じて権限の変更をしていけばいいと思います。

なお、この設定は、パソコンのブラウザを使用した方がいろいろと詳細が設定出来ていいかと思います。

Googleカレンダーを使うときにわたしが使っているアプリ「さいすけ」

このアプリ「さいすけ」は、iPhoneを手にした時から(iPhone3)使用しているアプリです。無料版と有料版がありますが、わたしは有料版を使用しています。

あ、公式サイトを見たら「さいすけ2」が登場してる!?使ってみようかな

見た目はシンプルですが、機能が充実しています。

例えば、追加したスケジュールを別日にまた追加したい場合、予定を表示し、コピーボタンをタップ、続いて追加したい日付をタップし、張り付けボタンをタップするだけで完了です。

定期的な予定(例えば毎週決まった予定)があるなら、ブラウザの方が設定しやすいのですが、うちの団体の事業の特性上、予定が月によって異なるので、このアプリのコピー貼り付け機能をよく使っています。一度、コピーすれば貼り付け機能がずっと続くので複数の日に予定をコピーするには便利だなと思います。

Googleカレンダーを同期できるスケジュール管理アプリにはさいすけ以外にもたくさんありますので、探して見ると楽しいかもしれません。

パソコンのブラウザでGoogleカレンダーの予定をコピーしたい場合

Googleカレンダーのコピーしたい予定をクリックし、編集ボタンをクリックします。

予定の詳細を確認できる画面に入ったら、画面上部にある「その他の操作」→「予定の複製」をクリックします。

画面上はなんの変化もないですが、そのまま日付や時間を変更し、保存ボタンを押してください。これで、Googleカレンダーの予定をコピーすることができます。

ただし、画面上になんの変化も無いので、「あれ?」っとなります。これがちょっと苦手な部分だったりします。

Googleカレンダーをウェブサイトなどに貼りつけるには(iframe)

こちらについては、Googleカレンダーのカレンダーヘルプに記載がありましたので、リンクを貼り付けておきます。

Google カレンダーをウェブサイトに追加する - カレンダー ヘルプ

Googleカレンダーは、いくつも作ることができるので、わたしは個人的な予定を管理するカレンダーと、団体用に作ったカレンダーの2つを持っています。

カレンダーが増えると、個人的な予定を団体のカレンダーに入れてしまったり、逆の場合もあったりしますので、複数のカレンダーを作ったらこの辺り注意しないといけないですね。

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