Googleカレンダーの初心者講習をご依頼いただきました

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ある団体の代表の方から「Googleカレンダーの使い方を講習してほしい」と依頼がありました。Googleカレンダーの使い方というざっくりとしたお話だったので、Googleカレンダーを使ってどんなことができたらいいのかという話を聞き取るところから準備を始めました。

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Googleカレンダーを使って団体内、特に代表・副代表のスケジュールを各部署のリーダーが確認できるようにしたい

Googleカレンダーを見れば代表・副代表がどこにいるのか何をしているのかが確認できるようにしてほしいというのが今回の講習の最大の目的。

Googleカレンダーにはユーザーごとに管理権限を付けられる

Googleカレンダーには権限を管理する機能があるので、カレンダーに予定を追加できる人と予定を見るだけの人、といったようにしておくと、カレンダーの予定を削除されたり移動させられたりしなくていい。

今回の団体の場合は、代表・副代表がGoogleカレンダーを管理する権限、リーダーはその予定を確認するだけでいいだろうということになりました。

Googleカレンダーが2つ以上になるということは、スケジュールを追加するたびにカレンダーの確認をお忘れなく

Googleカレンダーは複数のカレンダーを表示させられるのでプライベートなカレンダーも同じ画面で確認することができます。

ただ、問題はカレンダーに予定を追加できる人。予定を追加するときにカレンダーが2つ以上あることになるので、カレンダーの入れ間違いが発生しやすいです。

なので、今回の場合は、代表・副代表には予定を追加するときのカレンダーの変更方法も追加でお話することにしました。

あとは、リーダーが交替する可能性もあるとのことなのでユーザーの追加方法と削除方法も合わせて代表・副代表にはお話する必要があります。

Googleアカウントを持っていなくてもGoogleカレンダーには招待できる

Googleカレンダーの閲覧にはGoogleアカウントは必要ありません。メールアドレスがあれば招待できますので、Googleアカウントは必要ありません。

ですが、せっかくGoogleのサービスであるGoogleカレンダーを使うのであれば、団体間のファイルの共有もできるようにもしていきたい、ということでリーダーには全員Googleアカウントを取得してもらうことにしました。

Googleカレンダー初心者講習の流れはこんな感じかな

流れとしては、

  1. Googleアカウントの取得および設定
  2. Google Chromeのアプリをインストール
  3. Googleカレンダーの作成(代表)
  4. Googleカレンダーにユーザーを追加(副代表・リーダー)
  5. Googleカレンダーに追加したユーザーの権限設定(代表・副代表…変更及び共有の管理権限、リーダー…閲覧権限)
  6. Google ChromeでGoogleカレンダーを表示させブックマークに入れる

1、2、6はリーダーの持っているスマホで。3、4、5は代表にパソコンからGoogle Chromeを使って行ってもらうことにしました。

受講者は代表、副代表、リーダー合わせて6名の予定です。

スマホでGoogleカレンダーを使うならスケジュール管理アプリを使うといい

ここで、少し話が逸れてしまいますが、スマホでGoogleカレンダーを使おうとするとGoogle ChromeやSafariなどのブラウザアプリを使うことになりますが、Googleカレンダーと連携できるアプリはたくさんありますね。

わたしが使っているのは、「さいすけ」というアプリです。無料版もありますが、しっかり有料版を使っています。iPhoneを機種変更するたびにインストールして使っている、わたしにとっては使い慣れたスケジュール管理アプリです。

さいすけで気に入っているところは

  • お日柄が確認できる(大安とか仏滅とか)←結構気にするタイプ
  • スケジュールのコピーが簡単

見た目はシンプル。絵文字もスタンプも使えませんが、ごちゃごちゃしたのは苦手なので「さいすけ」はずっと(iPhone3の時代から、っていつだ?)使っています。

スケジュール管理アプリでGoogleカレンダーと連携できるものはたくさんあるので、使い勝手の良さそうなアプリを自分で探してみるのも楽しいかもしれませんね。

追記:Googleカレンダーの初心者講習を終えて

6名の参加だったのでゆっくりやれるかな、と思っていたらまさか!?なことがいっぱい起こって、時間いっぱい使ってしまいました…。

代表の「Googleアカウント、あるある!」という言葉を信じて迎えた当日。Googleアカウントがなかった、いや正確に言うと、Googleアカウントを取得しようとしたらエラーが出てそれっきり放置していた、ということが講習開始後に判明。

おまけに副代表がGoogleアカウントにログインできないと言い出し、Google Chromeで確認するとアカウントが複数あって、いま、どちらをメインで使っているかもわからないと。とりあえず、スマホ(Android)で使っているアカウントを見てもらって、それをメインで使ってもらうことにして。

リーダーのひとりがアプリのダウンロードに必要なパスワードを忘れたと言いだし(結果、パスワードのヒントをメモしていたことを落ち着いたら思い出してくれた)。

細かいことを書き出せばもっとあるのですが、これくらいにして。

最後は無事、代表・副代表の予定が確認できたことを確認して終了!となりました。

なかなかハードな時間でした。やっぱりアカウントの管理って大事ですね…、ほんとに。

ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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