「ToDoリスト作ってますか?」いいえ、作ってません(;^ω^)

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今日、職場の人から「ToDoリストって作ってますか?」といきなりのご質問。どうやら、仕事が多岐に渡り、やるべきことが抜け落ちてしまっているようで怖いから、と。

「ToDoリスト、作ってませんよ」というとかなり驚かれました。「覚えてるんですか?!」と前のめりで聞かれたので、「覚えていられるわけがない」と言うと目を丸くされてしまいました。

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わたしのToDoリスト…じゃなくタスク管理はこれだけ

昔やってたこと。仕事にかかった時間を測っておく

今はもうやっていませんが、フリーランスで仕事を始めた時に、「これ、いつまでにできる?」と聞かれることが増えまして。

人の下で働いているときは「これ、いつまでにやっておいて」だったので、(自分で締切を作るのか?)と驚いた記憶がありました。

初めのうちはどれくらいかかるかなんて聞かれても困るわっ!となっていたのですが、それでは仕事を終わらせることはもちろんお請けすることもできないと、ひとつひとつの作業時間を測ってリスト化していたことがありました。

おかげで、今では内容を見ればどれくらいでできるかというのがだいたい予測できるようになりました。

キーポイントは「期限があるかないか」

とはいえ、やはり締切であったり期限であったりがありますから、リストというものは作らず、GoogleカレンダーとB5ノートでタスクを管理しています。

まず、依頼を受けたりやるべきことなどの期限のあるタスクが発生したときは、すぐGoogleカレンダーのタスクに放り込みます。ちなみにGoogleカレンダーを同期させているのは「さいすけ」というアプリです。もちろんB5ノートにもメモしておきます。

期限のないものに関しては話が発生した日付と内容を付箋に書いて、B5ノートの一番裏のページにペタッと貼り付けておきます。

夜寝る前に見直す(毎晩じゃないです)

そのあと、夜寝る前に仕事に必要な作業工程のようなものを書き出していきます。仕事のゴールに向かっての目印ポイントのようなものも合わせて考えていきます。

優先順位を考えて付箋を入れ替える(毎朝じゃないです)

で、優先順位とか、流れが同じようなものなら同時にタスクをこなすとか、そういった戦略的なものを考えます。毎日はやりません。2~3日に一度くらい、朝ご飯を食べて仕事に行く支度をする前と決めています。

期限があるものは逆算して開始日を決める

締切や期限のあるものに関しては、だいたいどれくらい時間が必要かで逆算して取り掛かる日を決めています。

その際、他者が関わるならその人に依頼する予定も組んでしまいます。そのとき、相手に「どれくらい時間があればできる?」と聞いています。

その時間を考慮して計画を立て、相手に関係のない話かもしれないけれど、全体的な流れと締切も併せてお伝えするようにしています。

後回しの性格だから、自分だけの締め切りを作る

あとは、自分締切も作ってます。仕事の流れの中でこの日までにこれをこなすと自分で締切を作ってしまいます。あまりにもゴールが遠いと、「後でもいいか」と後回しにする自分の性格を考慮して、自分で短くゴールを刻むようにしています。

子どものころ、マラソンが苦手でした。どうして走り切れないのかと小学生ながら考えた時に「ゴールが遠いから頑張れないんだ」と気付きまして。だったらゴールを短く設定すればいけるんじゃないかと考え、思いついたのが電信柱!(笑)あの電信柱まで走ったら…、次の電信柱まで走ったら…。そんなことを考えながら走ると、マラソンのタイムは早くなりませんでしたが、走るのを止めずに走り切れるようになりました。これ、わたしの成功体験です(^^)v

短くゴール(目印・目途)を刻めば、見失わずに行ける。マラソンが苦手な小学生だったわたしの苦肉の策ですが、この成功体験のおかげで期限に遅れたことは一度もありません。

締切・期限のないものは「待ちの時間」に取り掛かる(どこまでやるかを最初に決めておく)

自分締切の合間に期限のないものに取り掛かります。切りのいいところまでで止めるようにもしています。仕事を始めるとやりきりたい性格なので、自分で切りのいいところを決めておかないと、期限があるものに影響が出てしまうので。

「いつでもいいから」は「いつまででも待ってくれる」ということではない

この期限のないものって意外と曲者で。指示したほうが忘れちゃってることがあるんですよね。ひどいときは「頼んだっけ?」と言われたことがありました。

それはガッカリしてしまうので、進捗状況を相手にメールするようにもしています。その時に、このくらいの期日には完成させられそう、みたいなことも添えます。

指示したほうの「いつでもいいから」はあんまりあてにはなりません。この進捗状況をメールすることは、相手が思っている「いつでも」が実は「いつまで」があったことに気付いてもらえることもあるからです。

ToDoリストを作るだけで疲れることがないように。自分のやり方を確立する

ToDoリストという形では作ってはいませんが、自分の性格と行動パターンを理解して…と偉そうに言っていますが、要はわたしのタスク管理とは「後回しにしてしまうから後回しにしないようにする」ための計画、と言えます。

ノートの書き方、わたしの場合

B5ノートは、ルーズリーフにしていて。

一応書き込みのルールとしては、必ずノートは見開きで使うようにしていて、左上に日付を入れて、別の日の案件は、ページが余っていても次の見開きページに書き込むようにはしています。

あと、普通に書くときはブルーブラックのボールペンで書いて、書き足すときは赤のボールペンと決めています。極力、文章にはしないで矢印で言葉をつなぐ感覚で書くようにしています。

これくらいかな。だからスケジュール帳持たないようになりました。スケジュールはGoogleカレンダーに、タスクはB5ノート。あとは付箋くらいかな。荷物が減ってカバンが軽くなりました。

方眼ノートが好き、なのです
新たな動きに伴って打ち合わせの機会や、何かしらの計画を立てる機会が増えてきました。何がどうなるかはまだよくわからないのですが、亀の歩みが信条...

たぶん、自分の仕事の管理って人それぞれやり方があるので、自分の性格と仕事の内容によってどうすると効率が上がるか、考えてみるといいかもしれません。

「とりあえずB5ノート買ってきます!」と笑顔で言ってくれましたが、どんなノートになるのかな?

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また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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