パソコン操作に苦手意識を持つ人に自分が作ったファイルを使ってもらうには

記事が気に入ったらシェアお願いします

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

パソコンの講習やサポートをお願いされるときに多いものとして「仕事でExcelを使わなくてはならないのに苦手なんです」という声、よく聞きます。

スポンサーリンク

苦手意識が知識の吸収や経験を妨げているかもしれない

私も最初はExcel、苦手でした。が、やっぱり「使わなくては仕事にならない」と分かってくるのです。集計ひとつとっても、毎日コツコツ入力していれば大変なことがなかったり、計算式が分からないばかりに電卓で計算したものをExcelの画面に入力するとなると、計算式を使えるほうが、Excelを使えるようになったほうが仕事の効率がぐんと良くなるということが身に染みて分かりました。

とはいえ、さきほども書いたとおり、Excelに対する苦手意識というのはあるようで。Excelを使えるようになると効率が良くなるんだけどな…と思いはしますが、この苦手意識というのはパソコンインストラクターにとっては見えない壁、かもしれません。

『Excelができる人』が他の人にも使ってもらえるファイルを作るには

さて、今日はあるところに出向き、今まで使用していたExcelで作成された集計表がどうやってもうまくいかないということで、データを削除した状態にしていただいたものを見せていただくことになりました。

Excelに限らず、ですが、職場にすこぶるパソコン操作に長けた人がいて。その人が作成したファイルを使い回していることってありませんか?

わざと『すこぶる』と書いた理由は、パソコン操作に長けた人というのは、職場の人が後からそのファイルを使い回すであろうことを想定して作成しているはず…なのですが、肝心なことを伝え忘れていることがよくあるのです。

それは、原本(操作に長けた人が作成したファイル)を残しておくことです。

わたしが出向く職場が偶然そうなのかもしれないのですが、原本が残っていないため、どんな計算式が入っていたかとか書式がどうなっていたのかというのを確認することができないのです。

特にExcelは、行ひとつ削除したり追加したりすると計算式がうまく動かないことがよくあります。そうでなくても苦手意識を持つExcelです。大なり小なりパニックになる人、意外と多いのです。これが続くとExcelに対する苦手意識が操作するたびに増してしまう、悪循環を生みます。

こういうときは原本を引っ張り出して、操作前に別名で保存(名前を付けて保存を行い、別の名前にして保存)してから、もう一度操作してみると意外とうまくいきます。

たとえば、行の追加。空っぽ(正確には未入力の行)が2行程度残っている状態で行の追加を行えば計算式がずれることはそんなにありません。

それから計算式が入っているセルをロックしてしまうというのも手かもしれません。ただし、セルのロックにはパスワードが必要で、このパスワードを忘れてしまうと修正ができなくなることがあるので、個人的にはロックをかけることあまりせずに、計算式が入っているセルに対して、セルを塗りつぶすくらいにしていますが…。

自分がExcelで作ったファイルを誰かに使ってもらう前に必ず行うこと

ファイルを使い始めるときに必ずお伝えするのが先ほども書いた「別名で保存して原本を残すこと」です。できれば保存先も変えてもらうこともあります。

一度でお渡しできることもありますが、1週間、1ヶ月と操作してもらってフィードバックをもらうようにしています。不具合がある場合もあるし、必要なデータが集計できているかどうかも確認したいから、です。

数年使用しているようなファイルだと、最新のExcelならクリックひとつで操作できるようになっているものもありますので、それに関しても確認するようにしています。

くわえて、入力方法を記したシートを合わせて作成しておき、それを印刷してもらってファイルしてもらうということもすることがあります。

ファイルを作ってあげるだけじゃなく、しっかりと使えるようになってもらうために

Excelに限らず、パソコン操作を一度苦手だと思ってしまうと頭が覚えることを拒否してしまいます。本当はできているのに「できない」「難しい」というイメージが先行してしまうこともよくあります。

パソコン操作をお伝えする身として、小学1年生から上は80歳以上の人までお話してきた経験から言えることがあるとすれば、苦手だと思うのは仕方ないけれど、慣れることはできるし、一度に全部覚えられなくてもいい、と思います。

基本をしっかりと学んでおけば後は応用です。応用力をつけるにはたくさん操作することしかありません。そういうことをお伝えするべく、インストラクター経験を活かした活動をこれからもしていきたいなと思います。

ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

まずはお気軽にご相談ください。相談する

この記事をお届けした
だぶるしーどの最新ニュース情報を、
いいねしてチェックしよう!
リンクユニット

記事が気に入ったらシェアお願いします

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローはこちら

スポンサーリンク