PowerPointのスライドマスターについてサポートしてきた

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数日前、個人経営の社労士さんから「PowerPointでスライドを作っているが、スライドマスターをいじっているうちに修正ができなくなった」と相談があり、事務所に出向きマンツーマンでサポートしてきました。

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PowerPointのスライドマスターとは

PowerPointのスライドマスターとは、ざっくり言うと「スライド全部に対する書式や設定を統一するための設計図」のようなものです。

PowerPointを起動し、デザインというものを選択するとある程度の書式や設定がされていますね。これらはデザインであるともいえるのですが、本来はこのスライドマスターによって書式や設定がスライド全体に反映されているだけなのです。

デザインを選ぶだけで自動的にこのスライドマスターの設定が反映され、スライドを作成することができるのですが、社労士さんはどうやらPowerPointの操作に慣れていなくて、ネットで見つけたこのスライドマスターというものを触ったのに意図するようなスライドが出来上がらないという相談内容でした。

とりあえず、スライドを開いてもらい全ページ見てみました。が、差し当たっておかしな表示になっているところは見当たりません。

スライドマスターのほうも確認してみることにしました。そこでおっしゃっている意味が分かりました。

表示→スライドマスター
表示→スライドマスター

スライドマスターに設定した書式が全スライドに反映されない

社労士さんがスライドマスターを使ってフォントを変更してもすべてのスライドに反映されていないというのです。

確かにスライドマスターの中にはフォントが変更されているものがあるにはあるのですが、フォントを変更したスライドマスター、これが違っていたのです。

スライドマスターというのはレイアウトごとに設定できるマスターが優先的に表示されます。よくマスターの領域を見てもらうと1つ上に大きなスライドマスターがあるのが分かるでしょうか。

1つだけ大きなスライドマスターがありますね。実は、1つだけ大きなスライドマスターの中のフォントを変更してあげれば、すべてのスライドにフォントの変更を反映させることができるようになっているのです。

この1つだけ大きなスライドマスターの中でフォントを変更し、「マスター表示を閉じる」ボタンをクリックしてもらうと、すべてのスライドにフォントの変更を反映させることができました。

スライドマスターはレイアウトごとに準備されている

実はこのスライドマスターというのは、レイアウトごとに準備されています。ということは使わないレイアウトの分もスライドマスターが存在しているということになります。

ただ、最初から使わないマスターがあるかどうかというのは判断しづらいものがありますので、すべてのスライドが作成できてから使っていないマスターを削除してもらってもよいのかなと個人的には思います。

まず、1つだけ大きなスライドマスターに対してフォントの変更など軽微な設定を行い、スライドがある程度出来上がった段階でもう一度スライドマスターを確認し、設定の追加や修正を行うというのが手間が省けるのではないかと思います。

出来合いの(という言い方が適当かどうかはわかりませんが)デザインでは満足できないという人は、スライドマスターを使うことでオリジナルのスライドを作成できるようになると思うので、挑戦してもらいたいなと思います。

スライドは読ませるものではないということを念頭に置いてスライドを作ろう

ご質問いただいたことは解決したのでサポート終了かと思われたのですが、「このスライドはどうですか?」と今度は中身についての相談。

改めて見せていただきましたが、文章が多いなという印象を持ちました。実はスライドには文章はあまり適さないとお話しました。それはなぜかというと、文章をスライドに使ってしまうと発表者がそれを「読み上げる」ことになります。

皆さんも経験があるかと思いますが、資料などを読み上げているだけの人とそうではない人では、耳から入ってくる情報量が違ってくるのではないでしょうか。

読み上げるということは、反対に言えば読めば分かるということになります。読めば分かるということは発表者の話を聞かなくてもいい、極論を言えばそうなってしまう可能性がありませんか。

だとするならわざわざその話を聞きに足を運んだ人にとって、有用な時間となり得ない可能性が高くなってしまうのではないでしょうか。

そうならないためにも、伝えたいことは文章ではなく箇条書きで、説明は図や画像を使って視覚的に訴えながら発表者の話に耳を傾けてもらえるようなスライドを作ったほうがお互い有用な時間になるのではないかと思うのです。

そこで、文章をすべてスライドのノートに貼り付けてもらい、その文章の中からキーワードを抜き出し箇条書きにしてもらいました。

それに視覚的効果があったほうがいいところにはスクリーンショットやSmartArt、グラフを使うことにしてその操作をお話させていただきました。

最後にスライドマスターを使って会社のロゴを挿入するなどしてオリジナルのスライドが完成しました。「目からうろこだ」と大変喜んでいただきました。

PowerPointでスライドを作るというのは「読ませる」ものではなく「見せる」ものを作ること

PowerPointでスライドを作るというのは「読ませる」ものではなく「見せる」ものを作ることです。そしてあくまでも発表時の補完資料でしかありません。見た目やアニメーションなどに時間を割くより、どうやったら論理的に伝えたいことを伝えることができるかというところを意識してもらうとよいスライド、よい発表ができるのではないかと思います。

最後までお読みいただきありがとうございます。

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