社労士(個人経営)さんのところへいってPowerPointスライドづくりをお話してきた

表示→スライドマスター

数日前、ある人から「パワポの使い方教えてほしい人がいるんだけど行ってくれる?」と声をかけられ、マンツーマン講習に行ってきました。

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PowerPointのスライドマスターでお困りだった

お約束の時間に事務所へ伺いました。社労士さんという職業の方に会うのは初めてでものすごく緊張しました。

早速、PowerPointのスライドを見せていただきました。ん?出来ているような気がする…と思ったので「どこか不都合なところがあるのでしょうか?見た感じうまく出来ていると思いますが…」と言うと

ネットでスライドマスターっていうのを見つけてそれを触っていたんですが、おかしくなったように感じるんです

そこでスライドマスターを見てみました。表示→スライドマスター

表示→スライドマスター
表示→スライドマスター

スライドマスターに設定してあるはずのフォント変更がすべてのスライドに適用されていないのです。

実はこのスライドマスターを開いたときにちょっとした見落としがあるのです。下の画像の赤枠内をご覧ください。

スクロールバーが途中になっていませんか?この部分をドラッグして一番上を表示すると少し大きめのスライドマスターが登場します。

このマスターに書式を設定するとすべてのスライドマスターに適用されます。

パッと見えるスライドマスターに書式を設定してはありましたが、スライドマスター全体に同じ書式を設定したい場合は、この少し大きなスライドマスターに設定してあげるとよいのです。

PowerPointのスライドマスターとは?

PowerPointのスライドマスターをよく使うシーンといえば、全ページに共通して表示したいものを設定したり、全ページ共通の書式を設定したり。

つまり、PowerPointのスライドの骨組みを作っている、スライドの元になるものです。

スライドマスターをよく見てもらうと使っているスライドマスターと使っていないスライドマスターがあります。

スライドマスターというのはスライドを新規に作ると必ず組み込まれるもので、使わないスライドマスターもあります。

わたしは少し大きなスライドマスターに全ページ共通の設定を行い、その下にあるいくつかのスライドマスターは使わないものは削除してしまいます。

よく使っているのは少し大きなスライドマスターとタイトルスライド、タイトルとコンテンツ、セクション見出し、2つのコンテンツ、比較、タイトルのみ、白紙です。

文字だけより画像や図形を使って分かりやすいスライドを作ろう

スライドマスターの件は解決したのでこれで終わりと席を立とうとしたら「こんなスライドでいいんですかね…」とおっしゃる。「ちなみにどこでこのスライドを使われるのですか?」とお聞きすると、高校のセミナールームで、高校生200人前後を前にお話するためのスライドだというのが分かりました。

その目線でスライドを見てみると文字が多いというより文章が目立つところが気になりました。大勢の人がいる会場でスクリーンを使ってお話をするとき文章を読ませるのは難しいことです。スライドに文章を書いてしまったら読み上げてしまう可能性も出てきます。

これでは伝えたことが伝わりづらいかもしれないと、文章だけのページをわたしなりに作り替えてみたところ、こういうのが作りたかった!と大変喜んでくださいました。

そこで、すべてのスライドを見直し、次にお会いするときまで文章になっているところをすべて箇条書きに直してもらうようにお願いしました。

といっても文章を消すのではなく、ノートという部分に貼り付けておいてもらって、スライド自体は箇条書きに直すというやり方をお伝えしました。

このノートというところにあるものはPowerPointには発表用資料を作る機能(Wordに書き出す機能)であんちょことして使うことができますので、スライドを作りながらあんちょこも作ることができますよとお伝えして帰りました。

PowerPointの配布用資料の作り方は、ファイル→エクスポート→配布資料の作成とするとWordが起動しスライドとノートの文章が書きだされます。

ノートという部分が表示されていない場合は、表示→ノート

わたしがスライド作りで気を付けていること

プレゼンテーションを行うためのスライド作りで事前に確認しておくようにしているのが会場の広さ、明るさ、あと情報として参加が想定されている人の年齢層を確認することもあります。

会場の広さに加えて、スクリーンの大きさも確認します。大写しできるのであれば、さほど気にはならないのですが、会場に見合わないような小さなスクリーンだったりするときもありますので、それならそれに合わせてスライドを作ったほうがいいなと個人的には考えます。

あとは資料を配布できるかどうか。配布できるなら多少字が多くても大丈夫ですが、配布することがないなら文字数は減らして画像やグラフなどを増やすようにしています。

文章ではなく箇条書きで作るのはもちろんのこと、伝えたいことだけ書式を変えます。それもスタートからゴールまで一貫して。こちらでは青色なのに別のスライドでは黄色、というふうにはせずに、すべてのスライドで赤色の太字、としています。

それと、よく文章は起承転結という話を聞いたことがあると思いますが、プレゼンテーションはそうとも言えないところがあります。プレゼンテーションは何についてこれから話すのかというところを明確にして、聞いてくれる人に聞く準備をしてもらいます。

結論を先に言う。何について話そうとしているのを先に言うのです。そして最後にもう一度伝えたいことを言う

まとめ。

個人講習は大喜びの笑顔で終わりました。入力された文章を図形化したり、資料をスキャナで取り込んで画像として貼り付けたり…なんてことをお話させていただきましたところ、

「正直、PowerPointって特別な知識が無いとできないのかと思ってました。でもお話聞いてたら、なんだかワクワクしてきて、もっとやってみたくなりました!」

と喜んでいただけました。

「完成したら見てもらってもいいですか?」

と言われたので「もちのろんです!」と言うと、

「ええええええっ!そんなこと言っちゃう方なんですか!めちゃ安心しました~」

と理解できないけれど、安心していただけたようなので、ホッとしました。

あんまりしゃべらないので(仕事中はしゃべりますよ)、よく恐い人だと思われてしまうのがたまにキズなんですけど…と少し自虐して個人講習は終了しました。

難しくてやめようかと思っておられたようですが、「やってみる!楽しい!」と言っていただけてよかった。チャレンジ実るといいな~(*^.^*)

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