さあ!プレゼンだ!その時に確認、気を付けてほしいこと。

ある人がプレゼンテーションを行うという場に同席することになったときにあるトラブルが起きました。PowerPointを使ってプレゼンテーションを行う前にチェックしておいてもらいたいことを書いておきます。

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会場のパソコンを使用する?パソコンを持参する?

実は、今回のトラブル。プレゼンテーションを行う人と会場の管理者との打ち合わせ不足があって、講師がUSBメモリでデータだけを持参したことに始まりました。

あとで確認したら「資料は持参する」とだけ聞いていたそうで、その資料というのがPowerPointのスライドだったという…。それもUSBメモリで。

打ち合わせ不足にもほどがあると内心思ったのですが、そんなことは言っていられないので、パソコンを準備してプロジェクタと接続しました。

わたしがプレゼンテーションやセミナーを担当させていただくときには会場の広さ、電源の位置、プロジェクタ・スクリーンが使用可能かどうか、パソコンを持参したほうがよいのかということを確認します。

USBメモリを過信しない。USBメモリでデータだけを持ち込むなら念のため2本準備しておく

USBメモリでデータだけを持参することがありますが、わたしは念のため2本準備して同じファイルを入れておきます。これはUSBメモリの読み込みエラーが起きたときもう1本の予備があれば少しは安心だからです。

なぜ、こんなことを書くのかというと、USBメモリというのはある日突然読み込みエラーを起こすことがあるからです。

荷物が増えるけれど、モバイルパソコンも持っていきます。ただ、モバイルパソコンの場合、RGBケーブルしかないプロジェクタには接続できないので、変換ケーブルも持ち歩いています。念には念を入れて、です。

といいつつ、さらにクラウドサービスにデータをアップロードもしています。万が一のときはiPhoneのテザリングを使ってクラウドからデータを落とすことができるからです。ここまでやると心配症過ぎますかね…。

PowerPointのファイルを開こうとしたら「コンテンツに問題が見つかりました。プレゼンテーションを修復できる可能性があります」と表示された

ここまで書いたことより、起きたトラブルは最強でした。プロジェクタとパソコンを接続しデスクトップ画面がスクリーンに映し出されたのを確認後、USBメモリからPowerPointのファイルを開こうとしたら「コンテンツに問題が見つかりました。プレゼンテーションを修復できる可能性があります」と表示され、PowerPointのファイルを開くことができなかったのです。

まず問題を切り分けてみました。

PowerPointを単独で開いてみる

ファイルを開かず、PowerPointを単独で開いてみました。PowerPoint自体はまったく問題なく起動してきました。いったん、PowerPointを終了しました。

別のPowerPointファイルを開いてみる

パソコン内に保存されていた別のPowerPointファイルを開いてみました。問題なく開くことができました。PowerPoint自体に問題はないようです。

PowerPointのオブジェクトの挿入を使ってみる

PowerPointを新規に開き、<挿入>タブ→「オブジェクト」を使ってファイルを読み込んでみることにしました。たいがいのトラブルはこれで解消できることがほとんどなのでやってみたのですが、これも同じエラーを出してきました。

問題のファイルの拡張子を変更してみる

問題のあるファイルアイコンを右クリック→名前の変更を使って拡張子を「pptx」→「ppt」に変更してみました。経験上、この操作を行うとたいていのファイルを開くことができます。が、開くことができませんでした。

ウイルス対策ソフトを無効にして開いてみる

ウイルス対策ソフトが影響しているかもしれない…みたいな文言がヘルプ画面で確認できたので、ウイルス対策ソフトを無効にして再度開いてみましたが、これもだめでした。

その時点でパソコンがインターネットにつながっていない状態だったので、これ以上、出来ることが思いつかず、ファイルを開くことを諦めざるを得ませんでした。

PowerPointで作ったスライドでプレゼンテーションを行うときに準備しておくとよいこと

今回の開けなかったファイルは何をしても開くことができませんでした。たまたまあんちょこのつもりで印刷してくれていた資料があったのでそれをコピーして配布することでその場をなんとかするしかありませんでした。

PowerPointで作ったスライドを使ってプレゼンテーションを行う場合、次のようなことを確認、準備しておくといいと思います。会場やパソコンが違えば思うような動作をしないのがPowerPointというソフトであるということを念頭において。

会場のパソコンを借りるならPowerPointの有無、バージョン確認

まずは、自身が使用しているPowerPointのバージョン確認。パソコンを現地でお借りすることができるかを確認するのと同時にPowerPointが入っているか、バージョンは?をちゃんと確認しておいてください。

PowerPointの保存形式を変えて複数保存しておく

次に、保存の際、原本とは別にバージョンをお借りするパソコンに入っているPowerPointのバージョンに対応する保存形式で別名保存しておく。

さらに、PowerPoint形式だけではなく、PDF形式とJPEG形式でも保存しておくことをおすすめします。これなら最悪、アニメーションなどは表示できないですが、画面いっぱいに表示することは可能です。

PowerPointを使ったプレゼンテーション。会場や環境に左右されることが多い

わたしの場合は荷物が多くなりますが、自身である程度持ち運んでしまうので会場でファイルが開かず困ったことは今のところありませんが、そういう場に出くわすことが非常に多いので、上にあるようなことに注意していただいてよりよい結果がもたらされるようなプレゼンテーションができますよう、準備を怠らないようにしましょう。

環境が違えば再生できない、開かないことは往々にしてあります。プレゼンテーションの場でスライドが開かないというのは致命的です。とくにプレゼンテーションの時間というのはある程度決まっていますので、トラブルが起きてしまえば大きな時間ロスになりますし、印象も悪くなってしまいます。ご注意を。

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