Excelに入力した住所から都道府県名を別のセルに取り出す方法

講師・インストラクター
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この時期になると多くなる相談が「名簿」づくりに関すること。特にExcelを使った名簿作りの際、住所の入力方法についての相談が多くなります。

名簿を作るときの住所入力に決まったものがあるわけではありませんが、中にはこんなことがあるんです。これ、実は実体験です。

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Excelを使った名簿入力あるある…

Excelで住所を入力するとき、初めから都道府県名と市町村以下番地までとを分けて入力していれば問題ないのですが、たくさんの住所データを入力したあとに「都道府県名と市町村以下を分けて(セルを分けて)」と言われることもあるんです(これ、実体験です)。

初めから言えよ…という話なのですが、Excelで住所を入力するときは1つのセルに番地まで全部入力するほうが実は楽だったりするんです。

Excelで住所を入力するならMicrosoft-IMEの「郵便番号辞書」が便利

Windowsを使っている人ならMicrosoft-IMEを使っていることが多いですが、このMicrosoft-IMEには「郵便番号辞書」というのがあって、郵便番号を入力し変換すると住所に変換できる機能があるんです。

このMicrosoft-IMEの郵便番号辞書を使えば、住所入力の手間はぐんと省けるし、住所入力の変換ミスもぐんと減ります。

Excelでひとつのセルに都道府県から番地まで入力してあるセルから都道府県を別セルに取り出す

とはいえ、今回のように何らかの理由で住所を「都道府県名(もしくは市町村名)」と「市町村名よりあとの住所」に分けなければならない場合もあります。

そんなときはExcelの関数を組み合わせることで別のセルに都道府県だけを取り出すことができます。

今回ダミーとしてこんな住所を適当に入力してみました。

ちなみに、上の住所は郵便番号を入力しMicrosoft-IMEの郵便番号辞書を使って変換したものです。

使うExcel関数は「IF」、「MID」、「LEFT」です。

関数「IF」は、条件を指定する関数で『もし●●という条件に合致したら××、合致しなかったら△△」というふうに使います。

関数「IF」を使って条件を指定する

では、関数「IF」を呼び出します。

都道府県名を取り出して表示したいセルを選択した状態にして、Excelの数式バーにある「関数の挿入」ボタンをクリックします。

関数の挿入という画面が開きます。この画面では使いたい関数を呼び出すことができます。

「関数の分類」にあるプルダウンを使って「論理」を選択し、「関数名」の中から「IF」をクリック、OKボタンをクリックします。

関数「MID」を使って4文字目の文字を抽出する

関数「IF」に条件を指定します。条件に使うのが関数「MID」です。

関数「MID」は、セルに入力されている文字を指定された文字数の文字を抽出できる関数です。

関数の画面から新しく関数を呼び出すには関数ボックスを使います。

計算式を入力していないときはこのボックスは「名前ボックス」と呼ばれています。

関数ボックスのプルダウンをクリックし、使いたい関数「MID」を探します。

もし、リストの中に「MID」が見つからなかったら一番下の「その他の関数」をクリックします。

関数「MID」は、関数の分類「文字列操作」に入っています。見つけたらクリックし、OKボタンをクリックします。

関数「IF」の論理式の中に「MID」が挿入されたのを確認し、

  • 文字列…都道府県から住所が入力されているセルをクリック
  • 開始位置…4文字目という意味の「4」
  • 文字数…参照したい文字の数だから「1」

をそれぞれ入力します。

この関数「MID」の画面にあるOKボタンをクリックせずに、関数「IF」の画面に戻ります。

関数「IF」の画面に戻るには数式バーの「IF」の文字をクリックすれば戻れます。

関数「MID」で抽出した文字が「県」であったらという数式を追記する

先ほど関数「MID」で見つけ出した4文字目の文字が「県」だったら、という条件を指定するために関数「MID」の後に「=”県”」と入力します。

関数「LEFT」を使って4文字目の文字が「県」だったら左から4文字目までを取り出す

では、4文字目の文字が「県」であったら、呼び出したい文字は住所の左側から4文字分取り出すために、関数「LEFT」を使って4文字取り出すように指定します。

関数の画面から別の関数を呼び出す方法を使って関数「LEFT」を「値が真の場合」に入力します。

関数「LEFT」の引数には

  • 文字列…住所が入力されているセル
  • 文字数…左から4文字取り出したいという意味の「4」を入力

します。

先ほどの操作と同じように数式バーの「IF」の文字をクリックします。

関数「LEFT」を使って4文字目の文字が「県」ではなかったら左から3文字目までを取り出す

次に、「値が偽の場合」に同じく関数「LEFT」を入力し、住所が入力されているセルの4文字目に「県」がなければ住所の左側から3文字分を取り出すように指定します。

もう一度、数式バーの「IF」の文字をクリックし、関数「IF」の画面に戻ります。

以下の画面に戻って、OKボタンをクリックします。

計算式を住所の数だけコピーする

関数が入力出来たら、他のセルもうまく動作するかを住所の分だけ数式をコピーしてみます。

うまくいってますね。

Excelで1つのセルに入力された住所から都道府県を取り出す方法のまとめ

これで、ひとつのセルに都道府県から番地まで入力してあるセルから都道府県を取り出すことができました。

ダミーデータくらいの量であれば手入力すればいいかもしれませんが、これが何百何千となると…。

すべての住所から都道府県を取り出すことが出来たら都道府県を取り出したセルを選択→コピーし、値として同じセルに貼り付けておきましょう。

ひとつのセルに入力された都道府県から番地までの住所から、都道府県を取り出すことが出来たら、取り出した都道府県を使って住所から市町村名以下、番地までを別のセルに取り出すことができます。

Excelに入力した住所から市町村名以下を別のセルに取り出す方法
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また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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