「苦手」だというとき。本当に苦手?それとも…

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ある職場に出向いたとき。Excelで作ったファイルを前にふさぎ込んでいる(ように見えた)女性がいたので声をかけたところ、第一声が「Excelが苦手なんです!」と。

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Excelは苦手と口にする人は多い

Excelというソフトに対する苦手意識は根強いですね。たまたまかもしれませんが、女性の方に多いような気がするExcelに対する苦手意識の高さ。

でも、Excelというソフトはデータを集計するために使うことが多いですよね。データの集計に必要なデータの入力はもとより、入力されたデータを集計して業務に必要な情報を取り出すためには使用する機会が多いです。

Excelの苦手だと思うところについて聞いてみた

そこで、この女性にExcelのどこが苦手だと感じる要因だと思われますか?と聞いてみました。すると、「計算式を削除してしまいそうで怖い」とおっしゃいました。

なるほど、確かに計算式を削除してしまう恐れはありますね。単に計算式といっても単純な足し算や引き算、掛け算、割り算を使っている程度なら修正できるかもしれませんが、複雑な計算式を使っていたり関数を使っていたりすれば「手に負えない」と感じるのは理解できます。

でも、計算式を削除してしまっても、すぐに「元に戻す」操作をすれば削除してしまった計算式は復活しますよ、とお伝えし、Excelが起動している画面をお借りして実際に操作して見せたところ、喜んでいただけました。

Excelの操作以前に、パソコンの基本操作を覚えておくというのが自衛手段になるとお伝えしました。Excelの操作を覚える、関数を覚えるということよりは身近な操作ばかり。パソコンの基本操作に慣れておけば、今よりも安心して操作することができるかも、とお伝えしておきました。

すると、隣の席に座っていた女性から「計算式だけじゃないんですよ、何かを入れたり削除したりすると表が崩れるんです」と話しかけられました。

Excelだけじゃないですが、操作していくうちに元々あったフォーマットが崩れてしまって、それを修正するのに時間がかかってしまうことがよくありますね。

フォーマットがしっかり作られているファイルを操作するときは、それ自体を原本として残しておく。つまりコピーしておく。コピーしたファイルを操作していけば万が一フォーマットが崩れてしまったとしても、また、元のファイルをコピーして再度操作していったほうが結果的には早く操作を完了させることができますよ、とお伝えしました。

これも、パソコンの基本操作ですね。

自分以外の人に使ってもらうファイルを作るときに心がけていること

こういう仕事をしていると、新規にファイルを作ってほしいと依頼されることがあります。それほどExcelに詳しいわけじゃないので、そこまで複雑な計算式やプログラムを組むことはありませんが、その時に意識していることを少しだけ書いてみようとおもいます。

Excelはいきなりデータ入力すると後でぐちゃぐちゃになる。まずは最終的にほしい形を作ってからデータを入力していこう

まず、いきなりファイルを作り出すことはありません。特にExcelはほしい集計結果というのが必ずありますので、それを理解するところから始めます。

それから、入力しやすいように全体的な構成を考えていきます。

この「入力しやすい」が大きなポイントです。Excel操作に対する苦手意識を持つ人でも極力迷うことのないように、Excelの標準的な動きのなかで入力しやすいように行列に入力するものを仕分けていきます。

入力するだけでいいならあまり考えないですが、中には印刷が必要になることもありますので、印刷範囲を使って不要な部分が印刷されないようにするか、入力画面と印刷画面を別シートにして、入力した画面で集計された結果を印刷用のシートに自動反映させるようにするようにします。

実は、データ集計の元となるデータの入力に一番時間がかかるんですよね。でも、そこを疎かにしたり入力するのに手間がかかったりしては作業時間全体を考えると効率が悪いです。そのうえで印刷用にまた修正するなどの操作が必要な状態にしてしまったら、効率がもっと悪くなってしまいます。

データをいきなり入力し始めてしまわずに、全体的な流れを把握してからフォーマットを作成していくことが、作るには時間がかかりますが、後々の操作は短縮化できます。

ファイルを新規に作るときには必ず、それらを把握してから作成するようにすることと自分以外の人が入力しやすいか、操作しやすいかというのも大事な要素なんです。

誰も操作できない、修正できないファイルでは元も子もないです。実際に操作して使っていく人に合わせたファイルを作ることが全体的に考えると効率がよくなると個人的には思っています。

自分で作ったファイルを操作してもらうためのマニュアルを作ると客観的に操作を見直すことができる

操作方法を記したマニュアルも合わせて同一ファイルの中に作るようにもしています。

マニュアル作成は実際に操作する手順を追いながら作成するので、操作しづらいところがないかを確認することにもなります。

苦手な人に合わせてばかりもいられないのが現実…

とはいえ、苦手意識を持つ人に合わせてばかりはいられないかもしれません。特に、業務であるなら自分の抱えている仕事をこなしながら、苦手だという人の質問や画面に起きた問題に対処するのは負担が大きいものです。

「なんで覚えてくれない」とイライラする気持ち、理解できます。

苦手にはいろんな「苦手」がある

こういう仕事をしているとよく思うのですが、本当に苦手な人もいれば、「苦手」と口にすることで暗示にかかってしまっているような人もいる。「苦手」と口にすることで自分を守ろうとする人もいる。

「苦手だと思い込んでいる」人は、経験を恐れます。それをやってしまえば知識や経験がないことが他者にバレてしまう。自分自身も「できない」ことを認識しなくてはならない。それが分かっているから経験することを恐れます。

でも、本当はその「経験」をしなければ本当に苦手なのか、それとも思い込みだったのかを知ることはできません。

今回の事例でいえば、Excelを操作していて計算式を削除してしまった経験がある、表が崩れてしまった経験がある。それを解決するために労力を使った。労力をかけてしまったから、自分には難しかったから苦手だという印象が残った。

けれど、経験したからこそ、労力をかけたからこそ分かるものがあります。計算式を削除してしまうと集計ができなくなるということ、表の一部を削除すると表が崩れるということ。でも、それらには解決手段がありました。

苦手だからやらない、という選択肢を取ることもできますが、そういう経験があって、問題を解決する手段を知った。問題が起きた原因も分かっている。

次からは問題が起きた原因をやらなければいいし、もし起きたとしても労力をかければ解決することができる、ということです。

労力がかかったから苦手なことだと思うのは違う、と思う

個人的な考えだと断って書きますが、問題を解決するのにかけた労力が大きいからといって苦手だと決めつけるのは違うような気がします。かけた労力=苦手度ではないと思うのです。

誰でも慣れないものには労力がかかってしまいます。

仕事をし始めたころは誰でも慣れていない。パソコン操作も同じです。新しいファイルもそうだし、新しいソフトを使うときには慣れていないからいつもより時間がかかるし、頭も使います。

何度も間違ったり失敗したりしながら経験を蓄積し、問題解決の方法を知っていくなかで慣れていきます。慣れないうちは他者の力を借りることもたくさんあります。叱られることもあります。出来ない自分が、覚えられない自分が嫌になることもたくさんあります。

他者の力を借りなければできない自分が恥ずかしい、そう感じることもあります。

こんなこともできないのかと呆れられたり笑われたり、陰で文句を言われたりしているんじゃないかと疑心暗鬼になることもあります。

でも、そこから先どうするか、は自分で選ぶことができます。

苦手だと感じても、苦手「だけど」できるように努力することも、苦手「だから」やめる・しない・誰かにお願いすることも自分で選ぶことができる、と思います。

苦手「だから」「だけど」。どちらを選ぶかでその後は変わる、と思う

わたしも苦手が多いので、心砕けそうなことはたくさんあります。不器用なので仕方ないのですが。それでもやってみると「やれる」こともあるし、苦手だから頑張って覚えようとしたことがあったので、パソコン操作が苦手だと思う人の気持ちもわかる。苦手は決して悪いものでもよくないことでもない、と思いたいので記事にしてみました(完全に自分に言い聞かせていますね)。

 
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