Outlook2016でメールを送信しても送信トレイに残ったままで送信されない

講師・インストラクター

先日、相談があるということで市内のある事務所にお邪魔した時のことです。メールを送っても送信トレイに残ったままで送信されないとのこと。

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Outlook2016でメールが送信トレイに移動したまま送信されないのは

使っているメールソフトはOutlook2016、試しに新規でメールを作成し送信ボタンをクリックしみました。

メールは確かに送信トレイには移動しますが、送信はされていないようです。

送信トレイに移動したメールを送信するには

送信トレイに入ったメールを送信するには「すべてのフォルダーを送受信」ボタンをクリックすれば送信することができました。

送信ボタンを押してもすぐに送信されずに送信トレイに移動しする場合、すべてのフォルダーを送受信ボタンをクリックするか、Outlookを起動している間であれば一定時間が経過すれば自動的に送受信されるように設定されているようです。

メールを送信トレイに移動させる意味は

これはこれでメールを送信する前にもう一度見直すこともできるので、メールの送信ミスが多い人にはよい設定ではあるのですが、送信トレイにメールが残っている状態でOutlookを終了してしまうこともあります。

Outlookによっては、Outlook終了時に送信トレイに残っているメールを送信するかという画面が表示されることもあります。

Outlook2016で送信ボタンを押したらすぐにメールを送信するには

事務所の方から、送信トレイにメールを移動せず、送信ボタンを押した時点でメールを送信できるように設定を変更してほしいといわれたので、メールの送信方法を変更することにしました。

詳細設定で「接続したら直ちに送信する」にチェックを入れる

メールを送信トレイに移動させずにメールを送信したいときは、Outlook2016のファイル→オプションをクリックし、左側のメニューから「詳細設定」をクリック。

「送受信」の欄にある「接続したら直ちに送信する」のチェックを入れ、OKボタンをクリックします。

Outlookを起動している間、自動的に送受信を行うタイミングを変更する

次に、Outlookを起動している間、自動的に送受信するタイミングを変更しておきます。

Outlook2016の場合、「送受信」タブをクリックし「送受信グループ」をクリックします。

Outlookに設定されているすべてのアカウントが表示されている下のほうに「送受信グループの定義」があるので、そちらをクリックします。

グループ すべてのアカウントの設定の欄にある「次の時間ごとに自動的に送受信を実行する」のチェックが入っていることを確認し、分数を5分に変更して閉じるボタンをクリックします。

これで、Outlookを起動している間であれば5分ごとに送受信が自動で行われるようになります。

Outlookが自動的に送受信を行うのは、初期設定では30分に設定されています。

Outlook2016でメールが送信トレイに入ったまま送信できない、のまとめ

Outlook2016でメールを送信しても送信トレイに入ったままで送信できないのは送信ミスを防ぐために前任者が送信トレイにメールが入るように設定していたためでした。

さらに、Outlookを終了させるときに「送信トレイに入っているメールを送信しますか」という画面が表示されてはいたのですが、メールは送信されたと思い込んでいるため、自分が送ったメール以外にメールを送信されては困ると送信しないようにしていたことも判明。

こんな設定があったんですね、と驚かれていましたが、初期設定では送信トレイには移動せずにメールを送信する設定になっているので、このパソコンのような設定をされているのは少ない気がしました。

メールの送信ミスを防ぐため、だと思いますよとお話ししましたが、それであるならきちんと伝えておくべきだったんじゃないかな、と思いました。

特に、共有パソコンであるなら初期設定を変更したのであれば申し送りのときに伝えておいてあげてほしいな、と。

実はこういう感じで、前任者がパソコンの初期設定を変更していることは多くありまして。ご自身が使いやすいように設定を変更されることは悪いことではないのですが、そうであるなら引き継ぎをしっかり、マニュアルとは言わないけれど、設定を変更したからねと伝えてもらえるといいなと思いました。

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ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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