Outlook2016でメールを送信しても送信トレイに残ったままで送信されない

講師・インストラクター
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Outlook2016はメール作成画面の「送信」ボタンを押すと通常はすぐにメールが送信されるようになっているのが初期設定なのですが、「送信」ボタンをクリックしてもすぐにメールが送信されない設定があることをご存知でしょうか。

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Outlook2016で送信トレイに移動したメールを送信するには

「メールを送ったのに送信トレイに残ったままになってメールが送信できない」とある事務所の方から電話がかかってきました。

事務所に寄ってメール送信の様子を確認したところ、確かにOutlook2016の送信トレイに「1」と表示されたままになりました。

どうやら、メールの「送信」ボタンをクリックすると、メールがOutlook2016の「送信トレイ」に移動し、メールソフトを終了するか送受信ボタンをクリック、または一定時間が経過しないと送信されないように設定が変更されているようです。

なぜ、Outlook2016の送信トレイに移動させる必要があるのか

これは、想像でしかありませんが、メールの誤送信を防ぐためじゃないかと考えられます。手紙を書いたときに後から見直す、その感覚に近いものがあるんじゃないかと。

でも、今回電話をかけてきた人は作成したメールがすぐに送信されずに送信トレイに入ること、そして送信トレイに入る意味(メールを見返す)を知らなかったことが気になります。

もし、わたしが想像したとおりの意味で、送信トレイにメールが移動するのは宛先が間違っていないか、メールの内容がおかしくないかを見返すためのものであったとしたら、それができていないわけですよね…。

そこで事務所の人に聞いてみると自分でそんな設定をした覚えはないと言います。隣の席の人のパソコンを確認してみると初期設定のままです。ということは、このパソコンだけ。

会社のパソコンですからどういう設定にしても構わないのかもしれませんが、個人的考えだけど、会社のパソコンはどのパソコンも同じ設定にしておいたほうがいいんじゃないかと。もし、設定を変えたいのであれば、それをすべてのパソコンに設定しておいたほうがいいんじゃないかと。

Outlook2016で送信ボタンを押したらすぐにメールを送信するには

今回電話をくれた人の上司から、「このパソコンだけ設定が違うの?それは困るからみんなのパソコンと一緒にしといてくれないか」と言われたので、「送信」ボタンをクリックしたらメールがすぐに送信されるように設定を変更することにしました。

Outlook2016で送信ボタンをクリックしたらすぐにメールを送信できるように設定を変更すると、メールの宛先に不備があればご送信の原因になりますし、メールの内容におかしなところがあっても修正できませんので注意しましょう。

「接続したら直ちに送信する」設定をオンにする

メールを送信トレイに移動させずに送信したいなら

Outlook2016の画面左上にある「ファイル」をクリック→「オプション」をクリック

「送受信」の欄にある「接続したら直ちに送信する」にチェックを入れて「OK」ボタンをクリックします。

Outlook2016を起動しているときに送受信するタイミングを変更することができる

Outlook2016を起動している間に自動的にメールを送受信するタイミングは初期値で30分ごとになっています。そのタイミングは任意で設定できるようになっています。

Outlookを起動している間、自動的に送受信を行うタイミングを変更する

「送受信」タブをクリック→「送受信グループ」ボタンをクリック→「送受信グループの定義」をクリック

「グループ すべてのアカウント」の設定の欄にある「次の時間ごとに自動的に送受信を実行する」のチェックが入っていることを確認し、分数を5分に変更して「閉じる」ボタンをクリックします。

これで、Outlookを起動している間であれば5分ごとに送受信が自動で行われるようになります。

Outlook2016でメールが送信トレイに入ったまま送信できない、のまとめ

Outlook2016でメールを送信しても送信トレイに入ったままで送信できないのは送信ミスを防ぐために前任者が送信トレイにメールが入るように設定していたためでした。

さらに、Outlookを終了させるときに「送信トレイに入っているメールを送信しますか」という画面が表示されてはいたのですが、メールは送信されたと思い込んでいるため、自分が送ったメール以外にメールを送信されては困ると送信しないようにしていたことも判明。

こんな設定があったんですね、と驚かれていましたが、初期設定では送信トレイには移動せずにメールを送信する設定になっているので、このパソコンのような設定をされているのは少ない気がしました。

メールの送信ミスを防ぐため、だと思いますよとお話ししましたが、それであるならきちんと伝えておくべきだったんじゃないかな、と思いました。

特に、共有パソコンであるなら初期設定を変更したのであれば申し送りのときに伝えておいてあげてほしいな、と。

実はこういう感じで、前任者がパソコンの初期設定を変更していることは多くありまして。ご自身が使いやすいように設定を変更されることは悪いことではないのですが、そうであるなら引き継ぎをしっかり、マニュアルとは言わないけれど、設定を変更したからねと伝えてもらえるといいなと思いました。

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ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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