はじめての議事録作成。事実だけを書く。それが議事録。

仕事術
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会議といえば決まって書かなければならないのが「議事録」。

議事録づくりに関してはたぶん経験が大きいと思うのですが、会議に行くと新人さんにこの「議事録作成」というお役が回ってくることが多いですよね。

会議では聞き慣れない言葉や専門用語が飛び交います。わたしも新人と呼ばれた頃がありましたが、正直、速記でも習わないと議事録なんて書けない!と思ったことは一度や二度ではありません。

そんな時代を経て、今では議事録を書くこと以外に新人さんに議事録の書き方を教える立場になりました。

そこで、議事録の書き方を教えるときにお話していることや自分なりに工夫していることをまとめてみたいと思います。

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会議の議事録の役割とは?

会議とは、会議をする前と会議中、そして議事録づくりという流れです。

まず、どんな会議をするのか、いつするのかを決める議案づくりがなされます。会社の場合なら議案が事前に渡されることがあるそうですが、わたしが参加する会議は当日その場で議案が配布されます。

議事録づくりが回ってきそう?という予感が歩かないかは別にして議案には必ず目を通しておきましょう。議案ひとつひとつを見ていくと、議案が「報告」・「検討」・「承認」・「調整」のどれかだということが分かると思います。

そして会議が終わった後に作成するのが「議事録」なのですが、議事録の役割って何だと思いますか?

「議事録」とは会議に参加している人たちがどんな報告を受けて、どんな検討をして、何が決まって何が決まらなかったのか、または締切などの調整が行われていればそれをまとめて、こういう経緯で決まったよ、こういう流れで進むよ、これは決まっていないから要検討になっているとかそういったことが分かるように作成するものです。

また、会議に参加していない人に会議の内容を口頭で説明する際にも議事録は役に立ちます。会議で決まったことを共有することで業務や流れをスムーズに進める上で議事録は大事なものになります。

会議中、参加者はメモを取っているけれどメモを取るのは意外と難しい

会議に参加している人は議案やレジュメもしくは自分の手帳やメモ帳に会議の流れをメモしていますね。ただ、全員が全員同じようにメモを取ることができるかというとそうではないんです。

話していることが聞き取れなかったり、内容がよく分からなくなったりするんですよね。メモするって意外とスキルが必要だと個人的にいつも感じています。

ただ、自分が分かるように書くだけのメモと議事録を作成するためのメモとは書き方が違うんじゃないかと思っています。

議事録に必要なのは「事実」だけです。何が決まり何が決まらなかったのか、段取りの流れ、承認形成までにやり取りされた内容、懸念事項など。やり取りの内容を聞き取って議事録を作るためのメモを取らなければなりません。

そうは言っても話が早くてメモが追い付かないです…

もしかして喋っている内容をそのまま書こうとしてない?

わたしは会議のやり取りが白熱してくればくるほど、誰が何を言ったかをそのまま書くのではなく、話している内容の中のキーワードを書き取るだけ。

あとは、記号や略称を使ってマーキングしていきます。

キーワードから派生したものを矢印で表す。ネガティブ要素なら「↓」、ポジティブ要素なら「↑」。話の流れが変わったら「!」、疑問点が出てきたら「?」、決まったことは四角で囲み、決まらなかったことは要検討の「検」、スケジュールは日付を書いて1本棒を引き、誰が何をいつまでにをメモする、というように。

このとき、誰が何をいったのかもメモしています。ただ、名前を書く余裕はないので机を書いて会議参加者の名前をメモして、それに番号を付けています。

会議内容を音で残すことができるなら ※注意点含む

それから最近はスマホ利用者が多いので会議の発言内容をスマホのボイスレコーダーに録音するのもありじゃないかと思います。

これにはふたつの条件があって、ひとつは録音していいかという確認を取ること、もうひとつはテープ起こしではなくあくまでも自分が取ったメモをもとに議事録を作成していく中で流れや言い回しに間違いがないかという確認のために使うこと。

たまにいらっしゃるんですよ、ICレコーダーで録音した会議内容を一字一句議事録に入れようとしている人が。これはテープ起こしであって議事録ではありません。

議事録はある程度の流れを確認できて、会議以降の行動を促すため、進捗を確認するためのものです。読み込まないと分からないような議事録では議事録としての役割を果たすことができません。

はじめての議事録づくり。会議前にできることを考えてみた

会議の内容・流れの予習

まず、会議内容の予習。これは必須です。会議には主催者がいて議事進行がいますね。その主催者に会議の立案理由と着地点を確認しておくことで、どんな議事録が必要なのか頭の中に準備することができます。

主催者によって作成されたアジェンダも事前にもらえるといいですね。どんな流れで会議を進めようと考えているのかが分かりますから、会議内容の予習に活かすことができます。

これは議事進行を務める方にお願いしたいのですが、議事録を作る人は会議前、できれば会議を立案するときに指名してあげてください。

過去の議事録に目を通しておく

それから過去の議事録に目を通しておくといいのではないかと思います。議事録として残っているものはその会議の主催者もしくは議事進行が決裁したもの、ですよね。ということは議事録に求められているものが形になっているというわけです。

過去の議事録を見返しておくことで議事録として求められているもの・形が見えてくるのではないかと思います。

また、議事録には議事録作成者が記入されています。できればその人に議事録の作り方などのアドバイスをいただけるとさらに心の準備は万端になるのではとも思います。

議事録づくりに向けた会議中のメモの取り方

発言内容は文章で書かずに箇条書きに

会議中、メモを取ることは何度も書いていますが、そのメモは文章で書かないようにしたほうがいいと個人的には思います。あくまでも箇条書き、キーワード程度でいい。聞き取れたこともそうですが、聞き取れなかったとしてもキーワードだけはしっかりとメモしておくといいと思います。

決定する・検討するが「決まった」には一目でわかる印をつけておく

それから会議で「決まる」ことは「決定」と「検討」ですよね。それから何か動きを決めるものなら動きの流れも決まっていきます。それらが決まったということを一目で分かるようにしておくといいと思います。

わたしは会議に黒のボールペン以外に赤と青のボールペンを持ち込みます。3色ボールペンでいいじゃないかと言われますが、切り替えるのが面倒なので黒・赤・青のボールペンを持ち込むようにしています。

そしてそれぞれの色、黒を基本的に使いますが、赤色は検討、青色は決定と色に意味を持たせています。これはメモを取るときのマイルールでもあったりします。といっても赤もしくは青で〇で囲んだり印をつけたりするだけ。文字は基本的に黒で書いています。

さあ、議事録づくりだ!議事録づくりはいきなり作り始めない

あとは過去の議事録を参考に議事録の定型部分を読み取り、それを反映させたフォーマットを作っておいて当てはめていく。完成したら印刷し、スマホのボイスレコーダーで録音することが許されていたならその音源を聞きながら流れや文言、決定事項に間違いがないかを赤入れしていきます。それができたら会議主催者に送って終わり!です。

はじめての議事録づくりについてお話したことのまとめ。

過去記事の内容と被っている部分がありますが、今回は会議の議事録を書くのが初めての方にお話ししている内容を記事にしてみました。

議事録づくり。もうこれは「慣れ」でしかないと最終的には無責任な言葉で締めくくらなければならないのですが、議事録づくりをこなしていくうちに自分なりのやり方というのが見つかっていきます。

偉そうに書いていますが、議事録を作らなければならないとなったときはダメ出しの嵐でした。それでもめげずに作り続けると自分なりのルールであったり、会議ごとに求められている議事録というのがどういうものかというのが分かっていきました。

それまではいろいろ思うことがあると思いますが、議事録は大事なものです。それを担っているという気持ちを持って挑戦してほしいなと思います。

個人的な主観ですが、人の話をまとめる力は確実に鍛えられます。はじめての議事録づくりに悩んでこのページを読んでくださっている方、頑張ってください。応援しています!