はじめての議事録作成。事実だけを書く。それが議事録。

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会議には立案する、会議する、議事録を作ると大きく分けて3つの流れがあります。わたしはフリーランスなので会社で行われる会議については想像することしかできません。ただ、NPO法人に属している関係で年に数回は会議に出席します。するとたいてい議事録作成が回ってきます。これはたぶん仕事柄(パソコンを使って仕事をしている)だからではないかと思われますが、パソコンができるからって議事録を作ることができるというわけではないのです。

はじめて議事録を作らなくてはいけなくなった人に議事録づくりのコツを聞かれたので、そのあたりをまとめてみたいと思います。

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議事録はなぜ必要なのか

議事録は誰のために作るのかというところを少し考えていただくとイメージしやすいと思うのですが、会議に参加する人すべてに「今日の会議ではこんな流れでこんなことが決まった(検討or決定・実施に向けて動く)」ということを共有するために作成されます。また、会議自体に参加はしなかったけれど会議で決まったことを知るべき人というのは必ずいるので、その人たちにも議事録を読むことで「決まったこと」が分かるようにするためにあります。

会議にはメモ必須。と言われますが…

はじめて議事録を作らなければならなくなったときのことを思い出してみると、わたしの場合はその日(ひどいときは会議中に指名される)に議長から「議事録よろしく!」と言われることが多いので、それまで会議に参加している人のメモの取り方しかしていなくて超焦ります。

というのも会議に参加するだけのときのメモの仕方と、議事録を作る目的で会議内容をメモするのとは全然違うのです(自分だけかもしれませんが)。

議事録は「淡々と」。決まったものを流れとともにまとめるもの

議事録とは決定したこと、検討しなくてはいけないこと、会議以降の流れなどが「決まっていく」のを、淡々と書き連ねていくものです。

この淡々と、これがポイントじゃないかなと個人的には思います。

会議に参加したことがある人なら想像できるのではないかと思いますが、あの場は「駆け引き」ですよね。会社の会議なら想像ですが感情と主観は横に置くのかもしれませんが、そうじゃない、感情と主観が入り乱れる会議というのもあって、お互いの配分というのでしょうか、誰が何をするみたいな進捗の部分でのやり取り。結構な駆け引きが行われます。

議事録には流れがあって中身が決まるという会議の様子を書いておく必要があるわけですが、その駆け引きを含むすべてのやり取りをメモすることなど不可能。

だからこそ、そこに主観や自身の判断は全く排除して「淡々と」。これに尽きるのではないかと

会議の流れが早過ぎてメモが追い付かない

会議内容のメモを取るときに流れ(やり取り)が早すぎてメモを取るのが追い付かないという声も聞きます。他にもメモを取るか取らないかを会議内容を聞きながら判断している人がいますが、この判断している時間がメモが追い付かないひとつの理由にもなっているような気がします。

メモを取るか取らないかの判断は後回しでいいとわたしは思います。ただひたすら書き続ける。ただし、発言内容を全文メモする必要もないと思います。発言の中にあるキーワードをメモし、それを→などで流れを表現する。そんなやり方もあるように思います。

会議内容を音で残すことができるなら ※注意点含む

それから最近はスマホ利用者が多いので会議の発言内容をスマホのボイスレコーダーに録音するのもありじゃないかと思います。

これにはふたつの条件があって、ひとつは録音していいかという確認を取ること、もうひとつはテープ起こしではなくあくまでも自分が取ったメモをもとに議事録を作成していく中で流れや言い回しに間違いがないかという確認のために使うこと。

たまにいらっしゃるんですよ、ICレコーダーで録音した会議内容を一字一句議事録に入れようとしている人が。これはテープ起こしであって議事録ではありません。

議事録はある程度の流れを確認できて、会議以降の行動を促すため、進捗を確認するためのものです。読み込まないと分からないような議事録では議事録としての役割を果たすことができません。

はじめての議事録づくり。会議前にできることを考えてみた

会議の内容・流れの予習

まず、会議内容の予習。これは必須です。会議には主催者がいて議事進行がいますね。その主催者に会議の立案理由と着地点を確認しておくことで、どんな議事録が必要なのか頭の中に準備することができます。

主催者によって作成されたアジェンダも事前にもらえるといいですね。どんな流れで会議を進めようと考えているのかが分かりますから、会議内容の予習に活かすことができます。

これは議事進行を務める方にお願いしたいのですが、議事録を作る人は会議前、できれば会議を立案するときに指名してあげてください。

過去の議事録に目を通しておく

それから過去の議事録に目を通しておくといいのではないかと思います。議事録として残っているものはその会議の主催者もしくは議事進行が決裁したもの、ですよね。ということは議事録に求められているものが形になっているというわけです。

過去の議事録を見返しておくことで議事録として求められているもの・形が見えてくるのではないかと思います。

また、議事録には議事録作成者が記入されています。できればその人に議事録の作り方などのアドバイスをいただけるとさらに心の準備は万端になるのではとも思います。

議事録づくりに向けた会議中のメモの取り方

発言内容は文章で書かずに箇条書きに

会議中、メモを取ることは何度も書いていますが、そのメモは文章で書かないようにしたほうがいいと個人的には思います。あくまでも箇条書き、キーワード程度でいい。聞き取れたこともそうですが、聞き取れなかったとしてもキーワードだけはしっかりとメモしておくといいと思います。

決定する・検討するが「決まった」には一目でわかる印をつけておく

それから会議で「決まる」ことは「決定」と「検討」ですよね。それから何か動きを決めるものなら動きの流れも決まっていきます。それらが決まったということを一目で分かるようにしておくといいと思います。

わたしは会議に黒のボールペン以外に赤と青のボールペンを持ち込みます。3色ボールペンでいいじゃないかと言われますが、切り替えるのが面倒なので黒・赤・青のボールペンを持ち込むようにしています。

そしてそれぞれの色、黒を基本的に使いますが、赤色は検討、青色は決定と色に意味を持たせています。これはメモを取るときのマイルールでもあったりします。といっても赤もしくは青で〇で囲んだり印をつけたりするだけ。文字は基本的に黒で書いています。

さあ、議事録づくりだ!議事録づくりはいきなり作り始めない

あとは過去の議事録を参考に議事録の定型部分を読み取り、それを反映させたフォーマットを作っておいて当てはめていく。完成したら印刷し、スマホのボイスレコーダーで録音することが許されていたならその音源を聞きながら流れや文言、決定事項に間違いがないかを赤入れしていきます。それができたら会議主催者に送って終わり!です。

はじめての議事録づくりについてお話したことのまとめ。

過去記事の内容と被っている部分がありますが、今回は会議の議事録を書くのが初めての方にお話ししている内容を記事にしてみました。

議事録づくり。もうこれは「慣れ」でしかないと最終的には無責任な言葉で締めくくらなければならないのですが、議事録づくりをこなしていくうちに自分なりのやり方というのが見つかっていきます。

偉そうに書いていますが、議事録を作らなければならないとなったときはダメ出しの嵐でした。それでもめげずに作り続けると自分なりのルールであったり、会議ごとに求められている議事録というのがどういうものかというのが分かっていきました。

それまではいろいろ思うことがあると思いますが、議事録は大事なものです。それを担っているという気持ちを持って挑戦してほしいなと思います。

個人的な主観ですが、人の話をまとめる力は確実に鍛えられます。はじめての議事録づくりに悩んでこのページを読んでくださっている方、頑張ってください。応援しています!

 
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ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
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