フリーランスのタスク・スケジュール管理は自分の性格を分析して

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今日、職場の人から「ToDoリストって作ってますか?」といきなり聞かれて驚きました。

ToDoリストというのは作っていないので「作っていない」と答えました。すると、「全部覚えてて忘れないんですか?!」と。

いやいや、それは無理です。忘れます。忘れてしまうのが怖いのは一緒です。特に〆切のある仕事が多いですから。

〆切のある仕事じゃない仕事もありますので管理しなくちゃとは思いますが、スケジュールやタスクの管理自体に時間をかけてしまっては元も子もない。

わたしなりのスケジュール・タスク管理の方法を書いてみたいと思います。

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作業時間を計ってリスト化しておく(時計が好きなだけ?)

今でこそこうですが、昔はもうやらなきゃいけないことをスケジュール帳に書いて、終わったら消してという作業をしていました。

複業するようになって(本来は副業と書くのですが、わたしの場合どれが本業でどれが副業か分からないのであえての複数の「複」を使っています)からは、それじゃ追っつかなくなりまして。

昔から時計が好きで。というより、何かやるときについ時間を計ってしまう癖があって。たとえば、仕事で封筒に書類を入れて、と言われたら、何枚を何分で入れられたか時計で計るのが好きでした。

その癖が抜けず、つい何か作業を始めようとすると時計を見てしまいます。ある日、気付いたんですよね。これをリスト化しておけば、自分の作業時間を割り出せるんじゃないかと。

で、スケジュール帳を時系列で書き込めるタイプ(バーチカル)のものに変えて、時間を計った結果をメモするようになりました。おかげで、書類を頼まれても作業にかかる時間はだいたい分かるようになり、〆切前にはあげることができるようになりました。

〆切を必ず確認する

それからは、だいたい何かを頼まれたり仕事を依頼されたりすると決まって「〆切はいつですか」と聞くようになりました。

「急がないから」と言われる仕事ほど慎重に

とはいえ、〆切がある仕事や作業ばかりじゃないんですよね、これがなかなか難しくて。今でも判断が難しいです。特に「急がないから」と言われちゃうともう急がない。

急がないから、と言われても「〆切設定したいんでいつまでに出来てればいいか教えてください」というようになってしまった。おかげで今では、「いつまでにお願い」と言ってくれる人が増えました。

〆切から逆算してスケジュールを組む

〆切があると逆算して作業時間を当て込んだスケジュールが組める。これが一番の安心材料なんですが、そううまくいくことばかりじゃないです。イレギュラーな仕事や作業が入ってきてスケジュール組み替えなくちゃいけないのはよくあることですから。

iPhoneアプリの「さいすけ」を愛用しております

で、そうなったときに使っているのが「さいすけ」というiPhoneアプリ。スケジュールやタスクが移動させやすい。Googleカレンダーとも連携できるし。

何か依頼されたらすぐ「さいすけ」にタスクを入れる+メモを取る。

メモは1冊のノートに。あれこれ使い分けようとしたけど失敗した

ちなみに、メモに使っているのはノートです。以前はスケジュール帳を使っていたんですが、書く欄が小さ過ぎました。

割と大きな字を書く方。おまけにペン先は太いほうが好き。書ききれないからと細字のペンに変えたら文字がうまく(読めるように)書けなくなってしまいました。

なので、最近は方眼ノートに時系列で何でも書き込むようになりました。

昔はインデックスを付けて仕事ごとに書き込む場所を変えていたんですが、それを探し出してメモするまでの時間がもったいないのと忘れてしまうので、今はもう何月何日とだけ書いてダーッと書いて(書き殴って)います。

Googleカレンダーを見直し、タスクとスケジュールを調整し、開始日を決める

家に帰って落ち着いたところで「さいすけ」を見直します。スケジュールとタスクのバランスを見ます。〆切とか余力とかを考えて開始する日を決めています。

付箋を使うこともありますが、最近は減ってきました。移動させそうなものは付箋に書くようにはしていますが、時系列でダーッと書くようになってから付箋を使う機会はもっぱら「アイデア出し」やホームページを作るときのコンテンツを絞り込むときくらいになってしまいました。

アイデア出しに使える100均の落書き帳

余談ですが、アイデア出しに使っているのは100均で購入できる落書き帳です。大きさも厚みも気に入っています。裏移りもしないのでお気に入りです。もちろん、落書きもします。

たまにイラスト(とは言えない代物)を書かせていただくことがあるのですが、落書き帳に書いたものをスキャナで読み込むといい感じなんです。昔から下書きはよく褒められるんですが、着色すると「…」な絵になってしまうので、Photoshopに頼ってしまっています。

今のスケジュールとタスク管理の方法を身につけたのは、後回しな性格だから

〆切がない仕事なら特に後回しにしようとする。なので、相手にむりやり〆切を設けてもらうか、それがだめなら自分で〆切を作ってしまわないとズルズル後回しにしてしまう。

これはもう治らない、と諦めているので、この方法にたどり着いた感じです。

ゴール設定は細かく。ハードルは低く。マラソン途中の電信柱のように細かく刻むように。あの電子柱まで頑張ろう!みたいな感覚です。

期限がない依頼には自分で〆切を。そしてまめに連絡もいれる。

それから、期限のないものに関しては依頼してくれた人にまめに連絡を入れるようにしています。いつくらいまでには終わりそうだよ、とかここまで進んでますよ、とか。

意外と相手がいう「急がないから」は信用できないものです。さらにいえば「急がない」という作業自体を依頼したことさえ忘れちゃう人だって中にはいます。

なので、忘れてないよ、作業しているよということを伝えながら、忘れてませんか?という確認の意味も込めて相手にはまめに連絡をいれています(読んでくれているかは分かりませんが)。

自分なりのスケジュールとタスク管理の方法がある

結局、スケジュール管理もタスク管理も自分らしいやり方というのがあるように思います。わたしのやり方がぴったり合う人もいれば逆の人もいる。

参考にならないかもしれないよ、と前置きしてお話したら、「ノート買ってきます」と笑顔だったので良かったのかな?と。

わたしもこの辺のことはあれこれと本を読んだり人に聞いたりして真似してやってみた結果、今のやり方に落ち着きました。

彼女も彼女なりのやり方が見つかるといいなと思います。

 
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ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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