議事録が書けない!会議で議事録を書く羽目になって慌てないためには

仕事術

職場や組織を動かすために必要なものといえば「会議」ですね。そして、会議といえば付いて回るのが「議事録」です。

この「議事録」を作らなければならなくなった若手社員さんから「会議の議事録を作っても上司にダメ出しされてばかりで…」と相談されました。

わたしは職場で会議が必要な場面に遭遇した経験はないのですが、NPO法人に籍を置いていますので、それなりに会議にも参加していますし、議事録も書いています。

この若手社員もそうですが、議事録って文章力が必要だと思っている人は多いのではないでしょうか。

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議事録の良し悪しってどこで決まるのだろう

ところで議事録の良し悪しって何で決まると思いますか?これについてはわたし自身明確なものを示すことができないのですが、個人的に思うのは

  • 誤字脱字が少ない
  • 決まったことと検討中のことが明確に分かれている
  • 日時や工程に誤りがない

ものが議事録として良しとされるものではないかと思います。

会議に議事録が必要な理由

そもそも、議事録というのはなんのために作成するのか、そのあたりから考えてみましょう。

議事録というのは会議の内容を記録し、会議参加者およびその関連する人たちに決まったこと、今後の流れ、これから考えることなどを共有するために作成するもの。

そして、会議は口だけのやり取りになるので「言った」「言わない」が起こりやすい。

こういう流れがあってこれが決まったんだよ、ということが分かる。そして何を検討するのか、何を準備するのか、それはいつまでに誰が行うのか、そのあたりが明記されている必要があると思います。

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会議前の準備が大事。何を決めるのか決めずに意見を出すのか。それが分かると議事録作成の準備ができる

ところで、会議にはアジェンダと呼ばれる会議を効率的に進めるために準備する文書があります。

会議の種類として大きく分けるとふたつあると思います。

ひとつめは「何かを決める」こと、もうひとつは「意見出し」、ブレストです。

この会議が何を目的として開催されるのかを共有するために準備するのが、アジェンダと呼ばれるものです。

実は、このアジェンダを初めに作るか、会議前に入手できれば議事録づくりは格段に捗るのではないかと考えます。

何を決めなくちゃいけないのかが分かっていれば、それに向けての話の流れを議事録に残しておく。

意見出しであるならどんな投げかけがあって誰がどんなことを言ったのかを議事録に残しておく。

議題が初めから分かっていればそれぞれが意見をある程度持ち合わせて会議に臨むことができます。が、なかなかそういうことはないのかもしれません。

アジェンダに書きこんでいる内容

もし、自分が会議の議題を作る役目を受け持った時は以下のようなものを事前に準備して会議に臨みます。

  • 会議の日時、場所、参加予定者
  • 会議で話す内容を順番を決めて書き出す
    決めるのか、意見出しか
  • 準備した別添資料名も記載しておく

事前に作成しておけば決定までの道筋を議事録に追記するだけになるので幾分かは時間短縮が図れるのではないかと思います。

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議事録づくりを任された人の会議中の過ごし方

会議中のメモの取り方にもコツがある。

議事録を書くためのメモと会議内容をメモするのとでは要領が違います。自分用にメモを取るときとは違い、誰が何を喋っているのか流れをしっかりメモする必要があるのです。

そのときによくやってしまうのですが、喋っている内容を自身の判断で書き取らないのは後々流れを整理し議事録にしようとするときに時系列が分からなくなることがあります。

経験上、誰が何を喋ったのかを自身の判断でメモするかしないかを考える時間より、何も考えずに話の内容をひたすらメモしておくほうが議事録上の流れをまとめやすくなると思います。

会議後、アジェンダを議事録というタイトルに変え、メモした内容とアジェンダの内容を合わせながら「書き加えていく」ことで議事録づくりの時間を短縮できるのではないかと思います。

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議事録もアジェンダもフォーマットが必須。

先ほども書きましたが、議事録もアジェンダもどういう情報が記載されていればいいのかというのは会社や団体によっては異なると思うので、まずは形をひとつ作ってしまってフィードバックを受けながらカスタマイズしていくのがいいかと思います。

わたしがよく使うたたき台はこんな感じです。

議事録フォーマットのたたき台

これはWordで作っています。箇条書きや段落番号を使って作成しています。これを保存しておき、上書きせずに別名保存します。ファイル名も「20170101(日付)_会議名議事録」というもので統一し、作成順で並ぶようにフォルダに保存しています。

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議事録に余計な時間をかけないようにするのまとめ。

議事録というのは何度も作成していくことで慣れていくというか、最初は誰もがやったことない状態ですので、それは会議主催者や上司など多くの人にフィードバックをもらってアジェンダの定型となるものを作成しておいたほうが後々の作業効率が上がります。

それと、議事録には読みやすさは必要ですが、見た目はさほど気にする必要はありません。それよりも、できるだけ早く議事録を作り、会議参加者および会議に参加できなかった人にお渡しすることのほうが大切です。

決まったこと、決まらなかったこと、流れ、担当、期限。

これをより早く伝えることのほうが見た目よりも大事です。

それから、話が逸れちゃうかもしれませんが、会議を進行するにも技術が必要です。特に、意見出しの要素が強い会議なら、尚のことです。

以前に書いた議事録づくりの記事です。良かったら読んでみてくださいね。

はじめての議事録作成。事実だけを書く。それが議事録。
会議には立案する、会議する、議事録を作ると大きく分けて3つの流れがあります。わたしはフリーランスなので会社で行われる会議については想像することしかできません。ただ、NPO法人に属している関係で年に数回は会議に出席します。するとたいてい議事録
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また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

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