議事録が書けない！会議で議事録を書く羽目になって慌てないためには

職場や組織を動かすために必要なものといえば「会議」ですね。そして、会議といえば付いて回るのが「議事録」です。

この「議事録」を作らなければならなくなった若手社員さんから「会議の議事録を作っても上司にダメ出しされてばかりで…」と相談されました。

議事録の良し悪しってどこで決まるのだろう

議事録を書いて提出すると決まってダメ出しされる、ダメ出しする割にどう書けばいいのか、議事録のどこがいけなかったのかを具体的に教えてくれることはない、そんな経験はありませんか。

実際、議事録にはこう書くべきという決まり、定型のようなものがあるわけではないようです。初めに書いてしまえば、議事録の正しい書き方というのは作文や読書感想文などのようにふわっとした定義程度しかないように思います。

ただ、議事録が持つ役割を考えてみれば、どう書いていけばいいのかは見えてくるかもしれません。

議事録というのは、会議でどのような話し合いが行われたかという「経緯」、何が決まり何が決まっていないのかという「結果」、そして今後の流れや期限などを書き、それを周知徹底するものです。

そして、会議に参加していない人にも分かるように動きを示すものでもあります。決まったことを関連する人たちに周知するためにも議事録は重要なものとなると思います。

議事録を書くために必要なものは会議の進行や議事が分かる「アジェンダ」。これがあるのとないのとでは会議の流れや決定速度が大きく変わってきます。そして、議事録作成にかかる時間も大きく変わってきます。

ところが、アジェンダは会議を招集する側が作成することが多く、会議が始まる前に机の上に並べられていることが多いです。つまり、会議に行くまでどんな流れで会議が進行するかは分からないです。アジェンダが会議前に入手できれば議事録を作る心積もりができるのに…と思ったことは何度かあります。

議事録を書かなくちゃと思えばメモを取りますよね。議事録を書くために取るメモの書き方って意識したことはあるでしょうか。

会議に参加しているときと参加しながら議事録を書くときではメモの取り方って変わります。

議事録を書くときはアジェンダに沿って行われる会議の中でどんな発言があったのか、賛成意見・反対意見どちらもメモしておきます。発言の元になった議題に対してどんな発言があり、それを受けてされた発言は？というような…。結果、何が決まり、何が決まらなかったのかも。

ただ、発言内容を一言一句落とさないようにメモするのは速記を覚えないと難しいです。なので、発言の中からキーワードを抜き出しつつ、ポジティブな発言の場合は「↑」、ネガティブな発言の場合は「↓」と記号を合わせて書くようにしています。

書いた方がいいか、書かないほうがいいかと考えるより、何も考えずに発言だけを集めるようにメモを取ります。そうしたほうが書いた流れで発言を思い返せるので、文章にまとめるときに役立ちます。

あとは、決まったことは丸で囲み、検討中なことはその期限と再検討の日程を記しています。もし、期限が示されなかった場合は期限と日程を決めるように促します。

先ほども書きましたが、議事録もアジェンダもどういう情報が記載されていればいいのかというのは会社や団体によっては異なると思うので、まずは形をひとつ作ってしまってフィードバックを受けながらカスタマイズしていくのがいいかと思います。

わたしがよく使うたたき台はこんな感じです。

これはWordで作っています。箇条書きや段落番号を使って作成しています。これを保存しておき、上書きせずに別名保存します。ファイル名も「20170101（日付）_会議名議事録」というもので統一し、作成順で並ぶようにフォルダに保存しています。

議事録というのは何度も作成していくことで慣れていくというか、最初は誰もがやったことない状態ですので、それは会議主催者や上司など多くの人にフィードバックをもらってアジェンダの定型となるものを作成しておいたほうが後々の作業効率が上がります。

それと、議事録には読みやすさは必要ですが、見た目はさほど気にする必要はありません。それよりも、できるだけ早く議事録を作り、会議参加者および会議に参加できなかった人にお渡しすることのほうが大切です。

決まったこと、決まらなかったこと、流れ、担当、期限。

これをより早く伝えることのほうが見た目よりも大事です。

それから、話が逸れちゃうかもしれませんが、会議を進行するにも技術が必要です。特に、意見出しの要素が強い会議なら、尚のことです。

以前に書いた議事録づくりの記事です。良かったら読んでみてくださいね。