人が作ったWordファイルでパワポスライドを作らなければならなくなったら

記事が気に入ったらシェアお願いします

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

ある人からパワポでスライドを作ってほしいという依頼がありました。資料としてWordのファイルとスライドにいれてほしい写真を送ってもらうことになりました。

スポンサーリンク

Wordで作った文書をPowerPointに読み込むことで作業効率を上げる

Wordで作った文書内の文字すべてをコピーしてPowerPointに貼り付ければいいのですが、Wordで作成したファイル自体をPowerPointに読み込む(インポート)ができるのです。

Wordで作成したファイルをPowerPointにインポートする方法

PowerPointを起動し白紙のスライドを表示させた状態で、ホームタブの中にある「新しいスライド」ボタンをクリック→アウトラインからスライドをクリックし、読み込みたいWordファイルを選択すれば、WordファイルをPowerPointに読み込む(インポート)することができます。

ただし、PowerPointでのスライドづくりを意識して、Wordで作成しておく必要があります。

今回いただいたWordの原稿ファイルは残念ながらこの方法は適していませんでした。

とはいえ、いちいち文章を入力したりWordの原稿からコピーして貼り付けしたりする手間は軽減されますので、このまま作業を進めます。

Wordファイルを読み込んだスライドを成型していくには「アウトライン表示」に切り替えて作業すると効率アップ!

次に、シナリオとして作られている文章なので、スライドに適した形にするため、ある程度の塊としてページを分けていきます。

これには、PowerPointのアウトライン表示を使います。

PowerPointの「表示」タブをクリック→「アウトライン表示」に切り替え、作業を続けます。

ちなみにアウトライン表示になると画面レイアウトが替わります。左側がアウトライン、右側がプレビュー画面です。

まず、PowerPointのスライドは、タイトルとコンテンツというレイアウトが一般的ですね。シナリオの中でタイトルになるところの行末でEnterキーを押すとその行がスライドのタイトルとなります。

次の行の行始めにカーソルを移動させたあと、キーボードのTABキーを押すとその行内にある(正確には次に改行したところまでが)、スライドの中身、コンテンツに流れ込みます。

初めはタイトルとコンテンツを分ける、ページを分けることを意識するだけでいいです。次のスライドにレベルを上げるにはShiftキーを押しながらTabキーを押します。

この作業を繰り返してタイトルとコンテンツ、ページを分ける作業を行います。最後までページを分けることが出来たら、後は中身を修正していきます。

発表者が作成したシナリオをもとにスライドづくりをするなら

今回、このスライドはプレゼンテーションの場で使用されます。発表者が話しながらスライドを切り替えていきます。あくまでもスライドはプレゼンテーションの補完、読ませるのではななく見せるもの、です。

文章になっているものを端的に伝わるような箇条書きにしていきましょう。流れは変わっていないので、発表者は作成したシナリオを読みながら、発表する流れになります。

PowerPointでスライドを作るならアウトライン表示を使うと中身づくりに集中できる

わたしは、PowerPointでスライドを作り始めるのはアウトライン表示です。標準表示は使いません。なぜなら、スライドはあくまでもプレゼンテーションの補完であって、流れを組みあげることも目的のひとつだからです。

アウトライン表示を使って、タイトルだけをざっくりと話す順番を考えながら入力します。アウトライン表示にしておくもう一つのメリットは、ドラッグだけで順番を入れ替えることができること。

思いつくままに話したい大きな塊=タイトルを入力し、聞き手に伝わりやすい流れを考えてから中身(コンテンツ)を作り込んでいくようにしています。

新しいスライドを追加するのも、中身を作り込んでいくのもキーボードのキーだけを使うので文章構成を考えることに集中できます。

PowerPointのデザインはありきたり。個性を出すならスライドマスターが使える

PowerPointでスライドを作るとき、あなたはどこから始めますか?デザインを決める?中身を作る?どちらから始めますか?

わたしは基本的に白紙のレイアウトを使って中身(流れ。スライドに入れたいもの)を重視して作っていきます。

デザイン(見た目)に関してはあらかじめ作ってあるデザインを使うよりも、スライドマスターを使って自分でデザインしていきます。ちなみにスライドマスターとは、スライドデザインの骨格のようなもの。スライドマスターが使えるようになると、スライドづくりは格段にスピードアップします。

以前、スライドマスターの使い方についてマンツーマン講習をしてきたのですが、ちょっとしたことですが、スライドマスターを使えるようになることで作業効率は上がりますのでおすすめの操作です。

たとえば、スライド全体のフォントを変更したり、コンテンツに設定している箇条書きなどの書式を変更したりといったことも、スライドマスターを使えば一気に変更することができます。

スライドマスターの機能で覚えておくと便利なのが「フォントの一括設定」

特にPowerPointをよく使うという方におすすめしたいスライドマスターの機能のひとつ、フォントの一括設定です。

スライド上に挿入するテキストボックスのフォント、テキストボックスを入れるたびにいちいちフォントを変更している人はいませんか。この作業、効率が悪いですよね。そういうときは、以下の操作を試してみてください。

スライドマスターを表示するには、「表示」タブをクリック→「スライドマスター」ボタンをクリックします。

次に、「フォント」横の▼をクリック→「フォントのカスタマイズ」をクリックします。

表示された「新しいテーマのフォント パターンの作成」の画面で、英数字のフォントと日本語文字用のフォントを好きなフォントに変更し、保存ボタンをクリックします。

これで、テキストボックスのフォントは、この新しいテーマのフォント パターンの作成で設定したフォントになっているはずです。

PowerPointにWordで作成したファイルをインポートする方法とアウトライン表示、スライドマスターについてのまとめ。

Wordで作成したファイルをインポートする方法とアウトライン表示とスライドマスターについて書いてみました。

Wordで作成したファイルを見ながらスライドを作る、というのも手ですが、インポートするで文字入力は省けるかと。

Wordでプレゼンテーションに使う原稿を作るときには見出し設定や箇条書きなんかを駆使してもらうと、このインポート作業はもっと手間が省けるかもしれません。

メールでのやり取りでのスライドづくりでしたが、Wordで作成された原稿の話の流れがしっかりできていたので、見た目を整えたりスライドらしく箇条書きに変更したりする程度の作業でした。

 
リンクユニット
Simple author Box

ホームページ開設・運用、リニューアルのご相談や、SNS・ブログの運用サポート、市民活動団体のIT活用提案・サポート、Webライティングを行っています。
また、県内各所にてパソコン操作講習会やSNS活用セミナーなどの講師もしています。

まずはお気軽にご相談ください。相談する

スポンサーリンク

記事が気に入ったらシェアお願いします

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローはこちら

関連コンテンツ