まったりとした日曜日の午後、そろそろ夕飯のお買い物に行こうかと思っていたところで携帯が鳴りました。出てみると明後日までにプレゼン用のスライドを作らなくてはいけない、助けてくれという内容でした。
内心、明後日までに？！と思いましたが、プレゼンで使うあんちょこ（流れ）はWordで作ってあるからそれを参考にしてスライドを作ってくれ！と懇願され、とりあえずそのWordで作ったあんちょこを見てみないと間に合うかどうかは分からないと言いました。
すぐにメールで送られてきたWordのあんちょこ、流れは出来ていました。ただ、その流れの中から要点をスライドに切り分け、一項目ずつ文言などをコピーして貼り付ける作業を繰り返すのは効率が悪いです。
こういうときは、PowerPointにWordの文書を読み込む、インポートすればコピー・貼り付けを繰り返す必要がないので作業時間が短縮できます。
PowerPointにWordのファイルを読み込ませる方法
あとは、Wordで作成した文書を選択して読み込めばスライドの中に一気に文字を流し込むことができます。
ただこの方法、ひとつ注意が必要で。Wordで文書を作成するときに、PowerPointでスライドを作るのを意識した文書設定を行っておかないと下の図のようにすべての内容が改行を元に自動的にスライドを切り分けてインポートされてしまいます。
スライドの切り分けはアウトライン表示に切り替えると効率アップ
スライド1枚ずつ見ながら、スライドを切り分け直していくのは非常に手間がかかります。
そんな時に使ってほしいのがPowerPointの「アウトライン表示」です。
ちなみに下の図はPowerPointの標準表示。
こちらがPowerPointのアウトライン表示。
アウトライン表示に切り替えると、左側にスライドに含まれる「スライドタイトル」や「テキストコンテンツ」のみが表示されます。
アウトラインの中にある数字は「スライド番号」。つまり1枚1枚のスライドのことを表しています。数字の右側にある□は「スライドのタイトル」、箇条書きになっているのが「テキストコンテンツ」です。
これらはすべて「レベル」が設定されています。
このレベル設定を使って、文字列をスライドのタイトルにレベルを上げるか、テキストコンテンツにレベルを下げるかすれば、スライドを切り分けることができます。
では、新しいプレゼンテーションを新規に作成した状態で説明していきます。
スライドのアウトライン表示でレベルの上げ下げをする方法
まず、新しいプレゼンテーションを作成し、「表示」タブをクリック→「アウトライン表示」をクリックした状態が下の画像です。
アウトラインに数字の「1」と□が表示されています。このまま「タイトル」と入力してみます。
画面右側にあった「タイトルを入力」が「タイトル」に書き換わりました。
では、「タイトル」という文字の最後で、Enterキーを押してみます。
アウトラインに数字の「2」と□が表示され、新しいスライドが表示されました。
1枚目と2枚目のスライドを見比べてみると、スライドのレイアウトが変わっていますね。
では、2枚目のスライドタイトルして「2枚目」と入力し、先ほどと同じようにアウトラインの中でEnterキーを押してみます。
3枚目のスライドが表示されました。
つまり、アウトラインの中で□の後に文字を入力すると、その文字がスライドのタイトルになるということが分かりました。
では、2枚目のスライドに項目を追加したかった場合はどうしたらいいのでしょうか。
アウトラインの中でEnterキーを押してしまうとスライドがどんどん増えていきます。スライドの中身をアウトライン表示のまま入力するには、レベルを下げる必要があります。
アウトラインでレベルを下げるには、キーボードのTabキーを押します。
では、3枚目のスライド（数字の「3」の行内にカーソルを置いて）、キーボードのTabキーを押してみます。
レベルが1段下がりました。文章を入力してみます。
コンテンツが入力出来たらアウトラインの中でEnterキーを押すと、コンテンツがまた増えてしまいますね。こんなときはレベルを上げます。
3つ目のコンテンツの中にカーソルを置き、キーボードのShiftキーを押しながらTabキーを押します。
PowerPointのアウトラインを使ってスライドを作成・修正するには「レベル」を使います。
- 数字と□の行でEnterキーを押す・・・新しくスライドページを作る
- Tabキーを押す・・・レベルを下げる。
- Shiftキーを押しながらTabキーを押す・・・レベルを上げる。
この操作を応用することで、Wordで作成した文書をPowerPointに読み込んでスライドを切り分ける操作が可能になります。
PowerPointに読み込んだWord文書を使ってスライドを切り分ける操作が終わりました。あとは、見た目を整える操作です。
PowerPointのスライドマスターの使い方をマスターすればオリジナリティのあるスライドが作成できるようになる
PowerPointにはあらかじめ準備されている「デザイン」がありますが、プレゼン会場に行けば同じようなデザインを使ったスライドがわんさか…。
できれば、オリジナリティのあるデザインでスライドを作りたいという人もいらっしゃるかもしれません。そんな方におすすめしたいPowerPointの機能が「スライドマスター」です。
このスライドマスターを使えば、スライド全体に使用する書体や文字サイズ、色などを一気に設定することができますし、すべてのスライドに会社のロゴ、キャラクターなどを表示させることができます。また、オリジナルのスライドレイアウトを作成することもできます。
PowerPointのスライドマスターの使い方については別記事にまとめました。
スライドマスターの機能で覚えておくと便利なのが「フォントの一括設定」
特にPowerPointをよく使うという方におすすめしたいスライドマスターの機能のひとつ、フォントの一括設定です。
スライド上に挿入するテキストボックスのフォント、テキストボックスを入れるたびにいちいちフォントを変更している人はいませんか。この作業、効率が悪いですよね。そういうときは、以下の操作を試してみてください。
スライドマスターを表示するには、「表示」タブをクリック→「スライドマスター」ボタンをクリックします。
次に、「フォント」横の▼をクリック→「フォントのカスタマイズ」をクリックします。
表示された「新しいテーマのフォント パターンの作成」の画面で、英数字のフォントと日本語文字用のフォントを好きなフォントに変更し、保存ボタンをクリックします。
これで、テキストボックスのフォントは、この新しいテーマのフォント パターンの作成で設定したフォントになっているはずです。
PowerPointにWordで作成したファイルをインポートする方法とアウトライン表示、スライドマスターについてのまとめ。
Wordで作成したファイルをインポートする方法とアウトライン表示とスライドマスターについて書いてみました。
Wordで作成したファイルを見ながらスライドを作る、というのも手ですが、インポートするで文字入力は省けるかと。
Wordでプレゼンテーションに使う原稿を作るときには見出し設定や箇条書きなんかを駆使してもらうと、このインポート作業はもっと手間が省けるかもしれません。
メールでのやり取りでのスライドづくりでしたが、Wordで作成された原稿の話の流れがしっかりできていたので、見た目を整えたりスライドらしく箇条書きに変更したりする程度の作業でした。
